איך לנהל פגישה אפקטיבית | שיעור ניהול 16

פגישות הן רוע הכרחי. אבל רק חלק קטנטן מהפגישות הוא באמת הכרחי – כלומר, חייב לקרות בצורה סינכרונית (פנים לפנים או דרך זום). השאר הן מיותרות בפוטנציאל – כי היה אפשר לקיים את מה שבהן בצורה אסינכרונית.

הנה הדרך להפוך כל פגישה לאפקטיבית –

• • לכל פגישה צריך להיות אחראי פגישה
  • לכל פגישה צריך להיות מוגדר היטב התוצר הרצוי
  • צריך להגדיר מהי ההכנה הנדרשת שצריכה לקרות טרם הפגישה

• אכיפה של מה שצריך לקרות לפני הפגישה

• • לשים את האג׳נדה של הפגישה בתוך לוח זמנים מוגדר היטב
  • לוודא שמהפגישה יש רשימת משימות, לתעד את כל המשימות כשלכל אחת יש מישהו ספציפי שאחראי על המשימה הזו, ותאריך יעד למשימה הזו

• לעקוב ולתעד את כל המשימות (בכל כלי דיגיטלי שבא לכם)

• לאסוף פידבק על הפגישה עצמה (בצורה רשמית, או לא רשמית בשיחה של שתי דקות מחוץ לפגישה ״זה היה מיותר? למה? איך היה אפשר לעשות את זה בלי להיפגש?״

בואו נרד לפרטים –

אחראי פגישה

ללא אחראי על הפגישה, היא תהיה טרגית כמו רוב הפגישות שהייתם בהן בחיים שלכם. אם אין בנאדם אחד שאחראי לגרום לה להתנהל כמו שצריך, כל שאר הסעיפים למעלה לא יקרו, ולאף אחד לא יהיה את הכוח לקחת את זה על עצמו.

(בתחתית הפרק תוכלו למצוא cheat sheet שיוכל לעזור לאחראי הפגישה.)

התוצאה הרצויה

מהי מטרת הפגישה? המטרה צריכה להיות מוצהרת היטב, ולהיות כתובה. בסוף כל פגישה, כל משתתף צריך לדעת לומר האם מטרת הפגישה הושגה או לא. ברוב הפגישות אין שום יעד מוצהר, ולכן הן הופכות להיות מקום לאנשים להקשיב לעצמם מדברים, בלי ששום התקדמות מושגת.

הכנה מוקדמת

רוב הפגישה עצמה יכולה להיות מוכנה מראש, בצורה אסינכרונית. כל עדכון סטטוס, בקשה למשהו ששווה לפתור אותו או לדון בו… כולם יכולים להיות כתובים ומשותפים מראש, כדי להרשות לאחרים לקרוא ולהגיב על זה עוד לפני שהפגישה התחילה.

אכיפה

זה שאפשר לצמצם את הפגישה, ולהכין מה שצריך מראש, זה לא אומר שכולם (או מישהו) יעשו את זה. ולכן מי שהוא אחראי הפגישה, צריך לאכוף את העניין ולוודא שכולם מתכוננים. התהליך שעובד הכי טוב הוא פעם אחת להראות לאנשים איך אנחנו הולכים לעשות את זה, כשכולם יושבים בקבוצה יחד (לפני שמבקשים מהם לעשות את זה כל אחד בנפרד). אז למשל –

• פגישה ראשונה (שעתיים) – (נניח שאני אחראי הפגישה)
  • מה עושים לפני הפגישה?
    • כלום
  • תוך כדי הפגישה
    • 15 דקות ראשונות, אני מראה לכולם את העדכון שכתבתי מראש (כדוגמה). ואז אני מבקש מכולם לשבת ולכתוב סיכומון כזה, כל אחד יושב עם עצמו כמה דקות וכותב עדכון. עדיף שכולם ייכתבו בתוך מסמך דיגיטלי משותף.
    • 15 דקות הבאות, אני מבקש מכולם לקרוא את הסיכום של כולם, ולכתוב הערות אם יש.
    • ורק אז אנחנו מתחילים את הפגישה עצמה
• פגישה שניה (שעה וחצי)
  • לפני הפגישה
    • אני מבקש מכולם לכתוב את העדכון שלהם מראש מבעוד מועד
    • מי שאני רואה שמתקשה/דוחה את המשימה, אני שם לו 15 דקות בלו״ז ממש לפני הפגישה, כדי שיוכל לעבוד על זה
  • במהלך הפגישה
    • 15 הדקות הראשונות מוקדשות לזה שכולם קוראים את העדכונים של כולם, ואם רוצים כותבים להם תגובות.
    • ורק אז אנחנו מתחילים את הישיבה עצמה.
• פגישה שלישית (50 דקות)
  • לפני הפגישה
    • אני דורש מכולם לכתוב עדכונים עד 24 שעות לפני הפגישה
    • אני דורש מכולם לקרוא את העדכונים של כולם ולהגיב אם רוצים
  • במהלך הפגישה
    • עושים רק את מה שצריך בצורה סינכרונית

אם לאנשים או למישהו ספציפי קשה לעשות את הקטע של להגיש את הסיכום יום לפני – אני לא מבייש אותם לפני כולם. במקום זה, אני חוזר לפורמט השני של שעה וחצי, שבו קוראים את העדכונים בלייב. בהרבה צוותים זה מה שנשאר הדבר המקובל. עדיין, הקריאה של כולם את כולם בצורה מקבילה, זה הרבה יותר קצר מאשר לעשות סבב עדכונים שבו כולם כל פעם מקשיבים לכל אחד בנפרד.

מסגור זמן הפגישה

יש דברים שחייבים לעשות אותם בצורה סינכרונית:

• קשרים אנושיים
  • כשצוות הוא מרוחק (כולם או חלק מחברי הצוות עובדים מהבית), אז שיחות על החיים האישיים כמעט ולא קורות. אבל זהו חלק קריטי ליצור קשרים בתוך הצוות. אני אוהב להשקיע בזה לפחות חמש דקות – כל אחד לוקח 30 שניות לשתף משהו מרגש מהחיים הפרטיים שלו
    • בלי החלק הזה צוותים יאבדו את החיבור האישי, ועם הזמן האמון יאבד
• יש בעיה
  • כשמישהו מציג בעיה שצריכים לפתור, אני רוצה לשמוע אותם מתארים את זה בקול רם. לראות את זה במסמך זה לא מספיק. אני רוצה לראות את הרגש שהם חשים כשהם מדברים על זה (התלהבות/פחד/עצבים/וכו׳).
  • בנוסף, כשהם מעלים הצעה לפתרון, הם כנראה יחוו רגש חיובי, שיוביל לפעילות בקורטקס הפרה-קדמי של המוח – מה שיגביר את הסיכוי שהעניין ייפתר.
  • אני גם רוצה להעלות את השאלות/תהיות שהיו לאחרים לגבי הבעיה האמורה – כדי שכולם ירגישו שמקשיבים להם, ונגיע לפתרון המיטבי.
• משוב ביקורתי
  • אם יש פידבק ביקורתי של מישהו לגבי אחד הדברים שמישהו כתב, עדיף לתת אותו בצורה סינכרונית – כדי שנוכל לראות באיזה צורה הוא התקבל. במיוחד אם הפידבק התקבל בצורה לא טובה, אני אוכל להתערב בדיון ולציין במפורש שהכוונה לא היתה להכעיס אותם.

את כל אלו כדאי לעשות בצורה סינכרונית, ועדיין – כדאי למסגר את הזמן שעוסקים בכל אחד מהם:

לבעיות אני בדר״כ מקדיש 5 עד 20 דקות לדיון בהן – כל אחת כתלות בחשיבות שלה.

אם אי אפשר לקחת החלטה מהירה, אני אשאל את מי שאחראי על הנושא (ולכן אחראי על ההחלטה) – איזה עוד אינפורמציה חסרה לך כדי לקחת את ההחלטה? ואז מוודא שכל מי שיכול להשיג את האינפורמציה הדרושה בתחומו, יודע שהוא צריך לעשות את זה. ואז אני מודיע מה יהיה התאריך בו נפגש שוב לדון בזה ולקבל את ההחלטה.

לשלב של משוב ביקורתי – אני נותן לכל משתתף 5 דקות.

לכתוב את כל המשימות – Action Items

זה השלב בו רוב הפגישות נכשלות. לאנשים כל כך מוקל שסופסוף מגיעים לאיזו החלטה על נושא שהיה תקוע אצלם, שהם מזלזלים בחלק הכי חשוב שהוא – לכתוב מה הולך לקרות מעכשיו, מי הולך לעשות מה, ועד איזה תאריך. חשוב לוודא שאחראי הפגישה עושה את החלק הזה – כי בלעדיו כנראה ההתקדמות תהיה רק עד לפגישה נוספת שבה ייאמר אותו הדבר.

לעקוב אחרי המשימות

אחרי שהמשימות נכתבו, צריך לעקוב אחריהן (בכלי לבחירתכם כמו ClickUp, Monday, Asana, a Google Sheet, or Notion). ואז בפגישות הבאות אפשר לעבור על המעקב. השלב הזה יזכיר לכולם את המשימות שלהם, וייתן להם את הבטחון שדברים זזים.

פידבק

לכל פגישה שאני עושה, אני תמיד מבקש שיכתבו לי פידבק. זה לוקח 2 דקות. זה החלק האחרון באג׳נדה, אז מי שסיים לכתוב שני משפטים של פידבק, יכול לעזוב את הפגישה.

לתת את הפידבק הזה, נותן לאנשים את התחושה שהקשיבו להם – וזה יגרום להם להיות יותר פעילים בישיבות הבאות. זה גם עוזר להם עצמם לחשוב ולהבין איך הם יכולים לעשות את הפגישות שלהם טוב יותר.

כשאני לא מבקש פידבק – אנשים לא נותנים אותו. יש להם כמובן מחשבות על איך היה אפשר לעשות את זה יותר טוב, אבל הם שומרים את המחשבות לעצמם, ובונים טינה כלפיי/כלפי הישיבה מהסוג הזה. לבקש מהם פידבק מוציא להם את המיץ שלא ישמרו אותו בבטן.

*****

אנשים שונאים לעשות את ההכנה מראש. הם אומרים ״זה לוקח לי יותר מדי זמן, לא עדיף לעשות את זה בפגישה עצמה?״. ואני עונה: ״לא. זה נכון שצריך קצת זמן בשביל ההכנה, אבל זה אומר שאנשים יהיו מסוגלים לעכל את הנושאים הרבה יותר, מה שיהפוך את הפגישה הסינכרונית עצמה ליותר קצר, ויותר איכותית. הכנה מראש לפגישה מוודאת שכולם נשמעו, לא רק האיש הכי קולני בחדר. זה גורם להירתמות של חברי הפגישה, ומעלה את המורל בצורה משמעותית.

מה שבטוח, גם אם האנשים לא מצליחים לעמוד בהרגל הזה, עדיין כדאי לנסות את הפורמט הראשון של הפגישה – כלומר, שהדבר הראשון שעושים בפגישה זה שכולם כותבים סטטוס, ואז עוברים אחד על הסטטוס של השני בשקט. זה עדיין הרבה יותר אפקטיבי מאשר שכל אחד יעדכן בקול רם וכולם יקשיבו לכולם, ואז זמן הפגישה נדרש כולו לעדכוני סטטוס במקום שנלקחות החלטות על פעולות ומשימות.

****

טמפלייט פשוט לפגישה אפקטיבית

(Originally created by Ian Tien @ Mattermost)

שם הפגישה:

יום:

זמן:

אחראי הפגישה:

משתתפים:

התוצר של הפגישה (בשאיפה) יהיה:

מה צריך להכין לפני הפגישה:

האם הצליחו להכין?

אם לא, כמה זמן השקענו בתחילת הפגישה כדי לעשות את זה?

מה חייבים לעשות בצורה סינכרונית בפגישה עצמה?

הערות מהפגישה:

משימות שסיכמנו עליהן מהפגישה (לכל אחת – שם האחראי + דדליין):

האם השגנו מהפגישה את התוצר הרצוי?

משוב על הפגישה (מה אהבו, ומה אפשר לשפר):