לפני הכל, כשנותנים פידבק עדיף שזה יהיה פנים לפנים. הכי טוב פיזית, אם אי אפשר אז בשיחת וידאו, ואם לא אז בשיחה קולית. אבל בטוח לא בצורה אסינכרונית. זה חשוב כדי לראות איך הבנאדם מגיב. אם הם מתחילים להתכונן או לכעוס, תוכלו לראות את זה ולהגיב מיד, לומר משהו כמו ״לא התכוונתי להכעיס אותך. זו לא היתה הכוונה שלי. אני רוצה לעזור.״ זה יכול בתקווה להרגיע חלק מהכעס.

אם תשתמשו בתקשורת חד-צדדית כמו אימייל טקסט או הודעה קולית, אז במידה ומקבל הפידבק נהיה מתגונן או עצבני – אתם לא תדעו על זה. ובגלל שלא תוכלו להבחין בזה, לא תוכלו לטפל בזה. הכעס הזה, כשהוא לא מטופל, יכול להפוך לטינה שהם ישמרו נגדך. יש לכלל הזה רק יוצא דופן אחד – אם אתם יודעים בוודאות שהבנאדם לו אתם נותנים את הפידבק הוא פתוח, סקרן, ומקבל פידבק או ביקורת בלי בעיה – תוכלו גם לשלוח לו את זה אסינכרונית.

שנית, זה תמיד חשוב לציין עד כמה אתם מעריכים את מערכת היחסים שלכם. (למשל, ״אני מעריך אותך בזכות ____, או ״אהבתי כשעשית ______). כן, כל פעם שאתם נותנים פידבק, כדאי לעשות את זה.

שלישית, לפני שנותנים ביקורת או משוב, תכתבו את זה לעצמכם בקצרה (על איזה מסמך שיש לכם גישה אליו). למה? כי לפעמים בזמן-אמת קשה לתת פידבק מתומצת. אנחנו מפחדים, או שלא נעים לנו, והמוח אומר לנו להתחיל להתנצל, והמסר מתחיל להתבלגן. אז להתכונן שתי דקות לפני יעזור מאד.

יש שלוש רמות של פידבק שתוכלו לתת למישהו

1. פידבק השוואתי

2. פידבק אבסולוטי

3. פידבק עמוק (מבוסס-רגש)

בואו נעבור על שלושתם ונבין איך לתת אותם –

פידבק השוואתי

זהו פידבק פשוט יחסית, שמאפשר למקבל אותו להשתפר מהמקום בו הם נמצאים. הנה הטמפלייט:

אהבתי: ״אהבתי כשעשית…״ זה צריך להיות תיאור של פעולה או מעשה שקרה, לא משהו שקשור לאופי.

דוגמה טובה: ״אתמול כשהגעתי למשרד, אמרת לי שלום״.

דוגמה רעה: ״אתה נחמד.״ או ״את מנומסת.״

הלוואי ש: ״הלוואי שהיית עושה …..״ שוב – זה צריך להיות פעולה שמתוארת בצורה חיובית.

דוגמה טובה: ״הלוואי שהיית אומרת שלום לפני שאת הולכת הביתה כל יום״

דוגמה רעה: ״הלוואי שתפסיק להיות חצוף.״

פידבק אבסולוטי

אנשים צריכים גם לדעת איפה הם עומדים בצורה אבסולוטית. כלומר, לא בהשוואה למשהו שהם עשו או לא עשו. אל תחכו לסבב המשובים שקורה פעם בשנה בשביל זה. לרוב האנשים יש חרדה מדי פעם, שהם לא יודעים איפה הם עומדים או כמה אתם מרוצים או לא מהם. אז תנו להם משוב אבסולוטי באופן תדיר, נגיד פעם בשבוע בפגישות האישיות, וזה יוריד להם את החרדה.

כדי לתת פידבק קודם כל הסבירו להם מהו סולם הדירוג שלכם, מ-1 עד 5, כש:

4-5 – מעל הציפיות

3 – בציפיות, ותוכלו להשתפר אפילו מעל זה אם תעקבו אחרי ההדרכה שלי

2 – מתחת לציפיות, ותוכלו במהירות לשפר את זה אם תעקבו אחרי ההדרכה שלי

1 – הרבה מתחת למצופה. אנחנו הולכים להתחיל עכשיו תוכנית של שיפור תוך 30 יום.

ועכשיו אתם אומרים –

״אהבתי כשעשית …. ״ אבל מה שאתם יכולים לעשות כדי לעלות דרגה זה …..״

משוב מבוסס רגשות

לסיום, יש משוב מבוסס רגשות. זה מתאים לעשות רק כשיש זמן להיכנס לזה, למשל אם אתם באופסייט מחוץ למשרד.

הנה טמפלייט לאיך לעשות את זה, שנלקח מתוך הספר ״תקשורת לא-אלימה״ מאת מרשל ב. רוזנברג.

קודם כל, בקשו רשות. תנו למקבל המשוב אזהרה קטנה לפני מה שעומד לבוא. זה יכול להספיק לומר לו:

״יש לי משהו לדבר איתך עליו. עכשיו זה זמן טוב?״

במידה ואתם מעריכים את מערכת היחסים עם הבנאדם שמקבל את המשוב, תאמרו עכשיו: ״אני מעריך את מערכת היחסים בינינו, בגלל ש….״

ועכשיו אתם מתארים רגש שיש לכם כלפי הבנאדם שמולכם. כעס, עצב, פחד, שמחה, הנאה, או אפילו התלהבות. זה חייב להיות רגש. זהו הצעד הקשה ביותר עבורכם, כי לדבר על הרגשות שלכם זה לאו דווקא משהו שבא לכם בקלות, או שאתם רגילים אליו. אז זה יהיה מאתגר בפעמים הראשונות.

אבל אפילו שמאתגר, לעשות את זה – זה קריטי. הבנאדם מולכם חייב להבין שזה פידבק שמגיע מכם ומהלב שלכם. אתם אולי חושבים – אני לא כועס, אני רק מתוסכל. נו, תסכול זו גרסה עדינה של כעס. אז תגידו ״אני מרגיש כעס.״

תארו את העובדות, כפי שאתם תופסים אותן. תהיו מאד זהירים בשלב הזה – צריך לתאר את העובדות ממש כמו שמצלמה שהיתה מצלמת את האירוע היתה קולטת אותן. זה אומר שהתיאור הוא קצר ותמציתי. לומר ״זה לא היה מכבד״ – זו לא עובדה. זו פרשנות של המציאות. איך נראית עובדה? ״עזבת את הפגישה שלנו ולא אמרת לי שלום״.

עכשיו, מותר לכם לתאר את המחשבות, הדעות, והסיפור כפי שאתם מאמינים שקרה, בלי קשר לעובדות היבשות. אבל אז אתם מציינים שזה כך –
״מה שחשבתי על זה הוא …..״ ״ככה אני רואה את הסיפור שקרה – …..״

אם אתם קצת יותר אמיצים, תוכלו להוסיף גם ״הנה החלק שאני עשיתי, שעזר לייצר את הסיטואציה הזו…״

ואז אתם יכולים לבקש או לדרוש מה שהייתם רוצים שיקרה. אבל השתדלו לתאר זאת כפעולה שהיא חיובית ״תעשה ככה״ ולא פעולה שלילית ״אל תעשה ככה״. ״אני מבקשת ש….״.

שאלו את הבנאדם – ״אתה מקבל את הפידבק? אתה מקבל את ההצעה?״ אם כן, ודאו שהוא אכן עושה את זה בהמשך. אל תשכחו – כדי שהוא יבין כמה זה חשוב לכם, ושאתם לא אומרים דברים רק כדי להוציא רעל. אלא כי אתם באמת רוצים לשפר ולהצמיח אותו.

לקבל ולתת פידבק שקוף ואותנטי זה משהו שיכול להיות לא נעים. אפילו פוגע, בהתחלה. כשחברות מתחילות לממש הרגלים כאלו זה בהתחלה חושף הרבה דברים שהיו מודחקים שם הרבה זמן. זה תהליך. עם זאת, אם לא תישברו, ולא תוותרו – תראו שאחרי כמה ימים/שבועות של שחרור רגשות, כמות הפידבק תקטן, והצוות שלכם (ואתם עצמכם) תתחילו להסתובב יותר משוחררים, קלילים במשרד, ולהיות יותר שמחים ואפקטיביים.

השלב הרביעי – למתקדמים – של פידבק – הוא השלב בו אתם מודים בחלק שלכם במה שהיה. אם כל מה שקורה סביבכם בעבודה שאתם לא אוהבים, אתם מאשימים אחרים בו – אתם תרגישו ותתנהגו כמו קורבנות. זה אומר שאתם אשכרה נותנים לאחרים את הכוח לשלוט בדרך בה אתם מתנהלים ומרגישים בעבודה. ההיפך – אם תהיו מוכנים להודות מה חלקכם בסיפור, איך גם אתם תרמתם לסיטואציה מסוימת להגיע למה שהגיעה, או להרגל להתפתח, כו׳ – זה אומר שאתם לוקחים את השליטה בחזרה. אתם תתחילו לנוע בצורה שיכולה להשפיע על הסיטואציה, ובתקווה למנוע ממנה מלקרות שוב בעתיד.

כדי לעשות זאת, זה אומר שכשאתם נותנים את הפידבק, אתם גם אומרים משפט כמו ״אני תרמתי ליצירת הסיטואציה הזו גם על ידי זה שעשיתי… / אמרתי… לא עשיתי…״. זה נקרא לקחת אחריות.

****

כשתבקשו פידבק ממישהו בפעם הראשונה, הוא אולי יאמר ״האמת אין לי פידבק משמעותי לתת לך, אתה אחלה״. אם זה המצב, זה או שהם חושבים שאתם מושלמים, או שהם לא מספרים לך הכל. (מה לדעתך יותר סביר?). במקרה כזה, מותר לך לעזור להם, ולומר (במידה ואתם בקשר טוב) משהו כמו ״בראש שלי יש משהו שאולי היית רוצה לומר לי. רוצה?״

****

אחת הסיבות שאני שומע עליה ממנהלים על למה הם לא נותנים פידבק ישיר וכנה, היא משהו כמו –
״בצוות שלי ליאור לא מתפקד טוב. אבל אין מישהו אחר שיכול לעשות את העבודה שלו. אני מתכנן מתישהו לגייס מישהו שיחליף אותו. אבל לבנתיים, אם אתן לו פידבק ישיר ואמיתי – אני מפחד שהוא יעזוב, ואז אנחנו ממש נידפק מהסיפור.״

האמת? זו סיטואציה שהיא נבואה שמגשימה את עצמה. אם לא תתנו את הפידבק לעובד הזה, אז מה שבטוח זה שהוא ייכשל. אבל אם תראו את הסיפור של פידבק כמו לתת מתנה (בהנחה שאתם משתמשים בטמפלייטים שרשמתי למעלה), אז מקבל הפידבק גם ייראה את זה ככה, ואחד משני דברים קסומים יקרה:

או שהם יעבדו ממש קשה כדי להשתפר ולעשות את העבודה שלהם בצורה שמספקת אתכם, או

שהם יודו שזה גדול עליהם, והם לא יכולים לבצע את העבודה כמו שצריך, ואז הם יעזרו לך להגיע למצב שבו אתם מחליפים אותם.

אבל להימנע מלתת את הפידבק זו בטוח הדרך הגרועה ביותר לתפקוד הצוות שלך.

****

הערה בקשר לנתינת פידבק והבעת רגשות:

כשאתם נותנים פידבק, זה שמולכם עלול להתרגש מאד. אולי אפילו לבכות. אבל זה לא סימן רע. עבור הרבה אנשים לבכות זו דרך לשחרר רגשות. תנו להם את המרחב לעשות את זה. פשוט תהיו בסדר עם זה. תנשמו. אל תנסו לעצור אותם, או לחתוך את זה באמצע – אל תנסו להתחיל לומר להם דברים כדי לעודד אותם, או לשים להם יד על הכתף. במקום זה, תנו להם לשחרר. זה כנראה לא ייקח יותר מדקה או שתיים. כשהם מסיימים, הם ירגישו הרבה יותר טוב, ושניכם תוכלו להמשיך בצורה יותר טובה מאשר כשנכנסתם לחדר.

אם אנחנו גורמים לבכי להרגיש כאילו זה משהו שהוא לא במקום, או משהו שהוא מפחיד אותנו – אנשים ירגישו שהם לא יכולים לשחרר רגשות, ואז הרגשות שלהם יהפכו למצב רוח רע.