זה קריטי להופיע בדיוק בזמן לכל פגישה ופגישה שקבעת, או אם אתם לא יכולים – להודיע לאחרים שמעורבים בפגישה זו לדעת שאתם תאחרו, בשניה שהבנתם שתאחרו. הפעולה הזו היא הדבר ההוגן לעשות – אבל יש לה משמעות אפילו גדולה יותר.
מישהו נמצא בצד השני של החוזה של ״להתחיל פגישה בדיוק בזמן שנועד לה״. הם הפסיקו את מה שהם עושים כדי להגיע לפגישה בזמן. אם לא תופיעו בזמן, הם לא יכולים להתחיל את הפגישה – אבל הם גם לא יכולים לעזוב אותה כי הם לא יודעים האם תגיעו בדקה הקרובה או לא.
כל דקה בה הם מורחקים מהעבודה שלהם עצמם, זו דקה של פרודקטיביות שגנבת מהם. הפעולה הזו היא לא רק חסרת כבוד לזמן שלהם, אלא היא גם ההיפך מפרודקטיבית. אם מי שמגיע לפגישה הוא לקוח, משקיע, או מישהי שהייתם רוצים לגייס לפגישה – הקטנתם את הסיכוי שהם יירצו להיות מעורבים בעסקים אתכם. אם זה מישהו שמדווח לכם – הם יפתחו טינה כלפיכם. האמת היא שאין שום סיטואציה שבה כדאי לך לבזבז את זמנם של אחרים.
אבל החיים עצמם. טלפונים ופגישות מתארכים יותר ממה שהתכוונו. שלא לדבר על פקקים לא צפויים או בלת״מים מהבית. ואפילו אם אתם המתכננים הכי טובים, אי אפשר להגיע לכל הפגישות בזמן. החדשות הטובות הן – שאתם לא באמת צריכים.
הדבר היחיד שאתם באמת צריכים לעשות הוא, לתת למשתתפים האחרים בפגישה לדעת שאתם תאחרו, בשניה שהבנתם שתאחרו. וזה חייב לקרות לפני שהפגישה התחילה. תפסו אותם בכל ערוץ תקשורת אפשרי, ועדכנו אותם. אידיאלית, הצלחתם לעדכן אותם לפני שהם הפסיקו את הפעילות הקודמת שלהם כדי לבוא לפגוש אתכם.
הדבר השני בנוסף ללהיות בזמן הוא, להיות נוכחים. להיות נוכח זה אומר שאת מעורבת, שאת מוכנה מראש לפגישה, שאת מפוקסת במהלך הפגישה. לפעמים לוקח לנו כמה דקות עד שאנחנו נכנסים לפוקוס ונוכחים – לוקח זמן להבין מי היה צריך להיות פה ולא הגיע, או מה בדיוק האג׳נדה של הפגישה, וכו׳.
לכן, אני ממליץ שתגיעו רבע שעה קודם לפגישות חיצוניות. לפגישות במשרד שלכם, חמש דקות גם יספיקו – אבל הן שוות את זה. איך עושים את זה? קובעים פגישות של 25 או 50 דקות ביומן – במקום 30 או 60 דקות. זה מאפשר לכם כמה דקות להתכונן ולאסוף את עצמכם לקראת הפגישה הבאה.
כשאני בפגישות, אני לפעמים רואה מנכ״לים עושים את הטעות של לבדוק את ההודעות שלהם בטלפון/במחשב בלי הפסקה. הם לא יכולים להתנתק ולהפסיק להיות ״זמינים״, אפילו לשניה. ההרגל הזה לא מכבד את האחרים, אבל יותר גרוע, הוא פוגם באיכות הפגישה, ובמטרתה שהיא – לייצר משהו במשותף עם אחרים (שאחרת, למה התכנסנו?). זה שולח מסר שתוכן הפגישה הוא לא מספיק חשוב, לא כמו ההודעות בטלפון. יותר מזה, זה נותן דוגמה רעה למשתתפים האחרים – לאמץ את ההרגל הזה גם בעצמם.
ואם הפגישה באמת לא חשובה – עד כדי כך שאתם מעדיפים להיות בטלפון – יותר טוב, פשוט תבטלו אותה. ואם הפגישה לא יעילה – קחו את זה בידיים ותהפכו אותה לכזו.