התוכנה שלימדה אותי על ניהול זמן

עד כמה אתם גיקים/זקנים מאחד ועד לזכור מה זה דיפגרמנטר?

שניה, זה פוסט על חלוקת זמן, אנרגיה ומוח – אל תברחו אם צעירים –

העניין הוא, שדיפרגמנטר זו הדרך הקלה להסביר מה הבעיה עם מולטיטאסקינג

דיפרגמנטר זו תוכנת-עזר שהומצאה בגרסאות המוקדמות של מערכת ההפעלה ווינדוס. מטרתה היתה פשוטה – לחסוך מקום בזיכרון. היא היתה עוברת על כונן הזיכרון שלכם, שכל מה שרציתם לשמור בו, נשפך אליו בבלגן גמור. ואז היא היתה עושה שם סדר.

למשל, היא היתה מאחדת יחד קבצים שהיו מפוזרים בכל מיני מקומות, אבל למעשה שייכים לאותו ה״פרויקט״. ובכך חוסכת את המרווחים בינהם.

ואז היית מגלה שהרבה מקום התפנה לך בזיכרון. ואפשר לדחוף עוד הרבה יותר ממה שחשבת.

(עוקבים בנתיים?)

למרות שהתוכנה הזו שימשה אותי פעם אחרונה לפני 20 שנה, הדימוי שלה לא יוצא לי מהראש. כשאני חושב על ניהול זמן, אנרגיות או משימות.

הרבה פעמים אני מגלה שהיום או השבוע או החודש שלי – נראים כמו הבר העליון בתמונה המצורפת. הרבה חלקים קטנים, שמפוזרים על כל החודש – ובניהם המון מרווחים ממש קטנים, שלא נותנים מקום לשום דבר נוסף להיכנס. אין מספיק רווח כדי לדחוף משהו חדש.

כך שבסופו של דבר המוח/אנרגיה/זמן שלי תפוסים עד אין מקום (למרות שבעקרון יש מקום, תראו את הרווחים הלבנים)

דה פקטו, הרבה מהחתיכות הקטנות האלו, שייכות לאותם כמה פרויקטים גדולים. ואם רק הייתי מוצא דרכים לשים אותם יחד (ראו חלק תחתון בתמונה) – היה מתפנה לי מקום למשהו חדש.

וכל החתיכות הקטנות, וכל החורים הלבנים זה מה שנוצר מעצם הדרך בה הטכנולוגיה שלנו עובדת כרגע: אימיילים, וואטסאפים, סלאקים, הם כולם על הכיפאק אני שמח שבאתם אל תלכו עדיין – אבל – הם מעודדים לחתוך הכל לחתיכות קטנות, ולשים בינהן מלא אוויר שמתמלא בכלום (או בשיטוטים בפייסבוק)

אחת הדרכים שאני אוהב לפתור את זה – היא ״לסגור יום״. לקחת יום (או שניים) להתנתק מכל העולם (מינוס ה״חירום״), ולעשות משימה אחת מההתחלה עד הסוף. או לפחות את הפארטו שלה.

גיליתי שיום אחד כזה, שווה בין פי 3 לפי 10 בכמות השעות שזה ייקח לי לסיים את המשימה, כשאני עובד בשיטה המפוזרת – מפזר את השעות והמשימות של הפרויקט על כל היומן חודש קדימה.

זו גם אחת הסיבות שאני ממש ממש משתדל שיהיה לי יום בשבוע בלי פגישות.

מה הדרכים שלכן לגרום לחודש/שבוע/מוח שלכם שייראה קצת יותר כמו החלק התחתון ולא כמו החלק העליון בתמונה?

בואו לפוסט בלינקדאין ותוסיפו טיפ משלכם בתגובות – ותצטרפו למובחרים שמופיעים פה בהמשך הפוסט.

הטיפים היפים שלכם

הפוסט הזה פורסם במקור בלינקדאין, וקיבל כ-88(!) תגובות עם עוד הרבה עצות מעולות. אז ריכזתי פה את העצות של כל המשתתפים – והקרדיט כמובן להם. הנה לינק לפוסט המקורי

״לך יש את היום שלך אחת לחודש +- בו אתה מתפנק בהשלמת משימה/ות גדולה שתביא לצמיחת התשתיות שלנו… אני לעומת זאת טיפוס של בקרים מוקדמים (מועדון ה5) או לילה לבן אחת ל… השקט שהכל חשוך בחוץ וכולם בחלום נותן לי את הרוגע שאני צריך כדי להשלים את המשימה הפתוחה המורכבת ביותר…״

״אני מחלק את המשימות למשימות שהם חוב למשהו קודם, משימות של עכשיו (השוטף) ומשימות בונות עתיד ומתחיל את היום עם המשימות של העתיד.. כי החוב והשוטף לא יגמרו גם אם יהיה לנו יותר מ24 שעות ביום.. לכן מה זה משנה אם יהיה גם פחות.. אם אפשר לקום לפני טלפונים ודיבורים, כדי לעשות זמן שקט למשימות העתיד זה בכלל הצגה.

אני גם מקטלג משימות לפי איפה ומתי אני יכול לעשות אותם ואז אני בונה מחסניות של משימות, לדוגמא מחסנית למשימות בדרכים, תורים.. מחסנית לישיבה מול מחשב עם שני מסכים

ומתחיל (מנסה) קודם עם הארוכות יותר

פעם בכמה זמן מנסה להשוואת את מה שבוצע, למטרות שהצבתי לעצמי ועושה (מנסה) לעשות שיפורים״

״אני מרכזת יומיים בשבוע לפגישות קבועות, וסוגרת ביומן חצאי ימים לעבודה רציפה, שם אי אפשר לתאם פגישות. אחרת בלתי אפשרי לעבוד ביעילות.״

״1. לנסות לארגן ביומן כמה פגישות ברצף באותו הנושא (מאד קשה, לפעמים אפשרי)
2. לסגור לפחות שעתיים ביומן לזמן עבודה עם עצמי (עבודה לעומק)
3. כשאין ברירה (וזה קורה לי!) – להתעורר לפנות בוקר ולעבד בשקט את מידע של היום הקודם״

״אני לא תמיד מצליח לשים יום ללא פגישות, מה שעובד לי הוא לייצר מראש בלוז השבועי מספר סלוטים של שעתיים-שלוש ללא פגישות שלא יזמנו אותי שם ובעיקר שאני לא אדרוס את זה לעצמי. ובכל יום חמישי שאני מתכנן את הזמן שלי לשבוע הבא אני שם בסלוטים האלו את המשימות שמצריכות ריכוז ועבודה רציפה. ״

״אני מחלק את העבודה שלי כולה לתמות ואז בכלל זמן נתון אני מרוכז בתחום ספציפי, בפעילות ספציפית, פגישות ברצף עם אותה קבוצה של אנשים שמדברים על אותו נושא. יותר יעיל, פחות “להיזכר” ומאפשר הספק רציני.״

“הטיפ שמצאתי שהכי טוב בשבילי הוא ש”אם זה לא חייב להיות מושלם אז זה בסדר אם זה לא יהיה מושלם” זה לא זלזול או עצלנות, פשוט אם השלמתי משימה לפעמים אני אשקיע את אותה כמות זמן ואפילו יותר על ה”טוויקינג” בשביל שתהיה ממש מושלמת.”