איך בעזרת שלושה לוחות בטרלו אני מצליחה לנהל את כל תחומי החיים שלי?

פוסט אורח | ענת סרי

טרלו (Trello) היא אפליקציה נהדרת – הגרסה החינמית שלה כוללת את רוב מה שתצטרכו בתור משתמשים יחידים וניתן להשתמש בה בנוחות ובקלות גם בווב (web) וגם בנייד.

עם זאת, היא עלולה להיות מעט מבלבלת בהתחלה.

בפעם הראשונה שפתחתי את טרלו יצרתי הרבה מאוד לוחות במהירות – כל תחום או פרויקט קיבל לוח, מילאתי אותם ברשימות וכרטיסים שונים, ובסוף, מרוב שזה היה גדול ומפלצתי לא יכולתי למצוא שם כלום ופשוט סגרתי את האפליקציה ולא נכנסתי אליה במשך תקופה.

(הנה מדריך על טרלו – למי שרוצה להתחיל מהבייסיקס)

לאחר כמה חודשים הבנתי שאני חייבת למצוא אפליקציית ניהול משימות טובה. חזרתי לטרלו, אבל הפעם עשיתי הכנה – קראתי בלוגים, ראיתי טוטוריאלס והתחלתי להבין טוב יותר את האפשרויות השונות לשימוש באפליקציה.

כך זיקקתי לעצמי שלוש פונקציות עיקריות שאני צריכה שהאפליקציה תמלא עבורי. את הפונקציות האלה תרגמתי לשלושה לוחות עבודה אישיים**.

שלושת הלוחות שיש לי בטרלו הם: 

• לוח לניהול משימות כללי

• לוח לניהול בלוג/שיווק ברשתות חברתיות (יכול להיות רלוונטי גם לעבודה מול לקוחות)

• לוח השראה

אז קדימה – בואו נצלול לכל סוג של לוח ונבין בדיוק איך לעבוד איתו.

**אני עצמאית ולא עובדת בצוות ולכן בפוסט הזה אני אתמקד בטרלו לשימוש עצמאי. 

---

הכירו את קאנבן – Kanban

הדרך בה אני משתמשת בטרלו מבוססת על שיטה מוכרת בשם Kanban (משימות נכתבות על פתקים צבעוניים ומעבירים אותם ממקום למקום על לוח בהתאם לסטאטוס שלהן), יש עוד שיטות לעבוד עם טרלו, ויש עוד המון אפליקציות דומות בהן ניתן להשתמש בשיטה זו. לכן, שיטת סידור המשימות בהמשך אינה ספציפית לטרלו.

לוח משימות כללי: 

ביומיום אני עובדת בעיקר עם לוח המשימות הכללי (שאני קוראת לו גם הלוח הראשי): זהו לוח בו אני מנהלת את כל המשימות שלי – גם של הבית וגם של העבודה.

הלוח מורכב מ-8 רשימות (משמאל לימין):

1. משימות לטווח הרחוק (בית)

2. משימות לטווח הרחוק (עבודה) 

3. משימות לחודש הקרוב/שבועיים קרובים (בית)

4. משימות לחודש הקרוב/שבועיים קרובים (עבודה) 

5. משימות שחייבות לקרות השבוע 

6. מחר

7. היום

8. Done 

הסבר כללי על שימוש בלוח

בלוח המשימות הכללי תתחילו לסווג את המשימות שלכם, מכל תחומי החיים, אל תוך אחת מ-8 הרשימות. כל משימה היא למעשה כרטיס, אותו אפשר להעביר בין הרשימות השונות בלוח משמאל לימין – התהליך הוא כזה שמשימה מתחילה ברשימת “משימות טווח הרחוק”, ובהדרגה זזה ימינה בין הרשימות עד שהיא מגיעה לרשימה הנכספת – “Done”.

צורת העבודה הזאת תעזור לכם לראות את הסטטוס של כל המשימות שלכם כל הזמן, ובעצם מכריחה אתכם לעצור בכמה תחנות לאורך היום (בד”כ 2-3 פעמים ביום עבודה) ולבחון מחדש הלוח. לעיתים תגלו שצריך לעדכן אותו בהתאם לשינויים בזמן הקיים, להתקדמות בפועל ולסדרי העדיפויות שלכם, שעלולים להשתנות לאורך היום.

הערות: 

• כבר בשלב יצירת משימה חדשה ברשימה כלשהי (למשל “משימות שחייבות לקרות השבוע“), צריכים להיות מאוד ממוקדים במה אנחנו רוצים לעשות. עדיף לפרק משימה גדולה מאוד (כמו כתיבת דו”ח או מחקר, או שיפוץ במרפסת למשל..) למשימות נפרדות של חצי שעה – שעה ולא יותר.
  כלומר, גם אם יש לכם פרויקט גדול, תפצלו אותו למספר משימות קטנות. כך תוכלו לעבוד עליו לאורך היום / שבוע בחלקים, ובמהלך ההפסקה ביניהם להעביר את החלק שכבר סיימתן לרשימת “Done”. מעבר להרגשה הטובה שכבר עשיתם משהו היום (במקום תחושה שאתם “נמרחים” יום שלם ולא מתקדמים), תגלו שהגדרה מוקדמת ומדויקת של תת-המשימות בפרויקט תעזור לכם להתקדם בו בצורה יעילה ומובנת יותר.

• לא מומלץ להשתמש בלוח המשימות הראשי עבור יותר משתי קטגוריות שונות (למשל בית ועבודה) כי תקבלו לוח עם המון רשימות שיהיה קשה למצוא בו את מה שצריך.

• מטרת הרשימה “משימות שחייבות לקרות השבוע” היא להכניס דברים קבועים שחייבים לקרות בימים מסוימים ואסור לשכוח להכניס אותם לשבוע שלנו. עם זאת, ניתן גם לוותר עליה אם אין לכם משימות מהסוג הזה, ולהכניס משימות מתוך “החודש הקרוב” (או “השבועיים הקרובים”) לתוך המשימות של רשימות “היום” ו”מחר”.

ככה נראה לוח משימות כללי (דוגמא):

טיפים אישיים שלי:

• משימות חדשות שנכנסות (למשל ממיילים, או כל מקור אחר ממנו אתם מקבלים משימות חדשות) יוכלו מיד להיכנס לאחת הרשימות, לפי הדחיפות. מומלץ להשתמש באוטומציות (automations) שיכניסו משימות חדשות בצורה אוטומטית, לפי כללים שנגדיר.

• ממליצה מאוד לסדר את המשימות של “היום” ו“מחר” בכל סוף יום העבודה (ערב לפני), כדי לא לבזבז זמן בבוקר על ארגון ובחירה של איזו משימה לעשות.

• אני אוהבת להשתמש בצבעים שונים לסיווג המשימות (למשל לפי תחום – עבודה, אישי וכו’) ויש לי גם כמה חלוקות פנימיות, כך שיש לי תוקף ויזואלי לסוגי הפרויקטים שאני עובדת עליהם לאורך היום.

• משימות שחייבות לקרות השבוע אני בכוונה לא מסווגת (עבודה / אישי). אלו משימות פרקטיות (תור לרופא, לשלוח קבלה ללקוחה וכו’), שאני כבר יודעת כמה זמן יקחו ומתי ארצה לעשות אותן. אני רוצה שהן יהיו ברשימה אחת, כדי שאדע איך הולך להראות היום שלי.

• פעם בשבוע, פנו לכם זמן למעבר עמוק על הטרלו – לבדיקת המשימות שרשמתם לעצמכם לטווח הרחוק ולחשיבה על מה אתם רוצים לעשות בשבוע הבא.

**את הבסיס לדרך הזו למדתי מיותם כהן בפודקאסט בו הוא התראיין אצל טומי בהרב.

לוח לניהול בלוג/שיווק ברשתות חברתיות: 

לנהל בלוג ועסק עצמאי במספר רשתות חברתיות שונות זה ממש קשה. קודם כל, מדובר בניהול תוכן במספר פורמטים, על גבי פלטפורמות שונות (לי למשל יש קהילת פייסבוק, עמוד פייסבוק, עמוד אינסטגרם וקהילה סגורה למשלמות, לכל מחזור של סדנה קבוצתית). קושי נוסף הוא לרשום ולרכז את הרעיונות והמחשבות השונות במקום אחד מסודר – לאורך היום עולים לי פתאום רעיונות לפוסטים או מחשבות על האינסטגרם, או שאני מצלמת תמונה מושלמת, שלא מתאימה לפוסט של השבוע הקרוב אבל בהחלט יכולה להתאים לאחד הרעיונות שיש לי לפוסטים עתידיים.

לכן, חיפשתי דרך יעילה לרכז את כל מה שקשור לבלוג/שיווק של עסק ברשתות במקום אחד – הפתרון שמצאתי – לוח ניהול בלוג / שיווק ברשתות חבריות. לוח עם שתי פונקציות עיקריות: ארגון תהליך כתיבת והכנת הפוסט, ותיעוד ומעקב לאחר הפרסום. כאן היתרון בשימוש בלוח טרלו (או כל לוח קאנבן אחר) הוא שיש מספר רשימות המהוות את השלבים שהכרטיסייה עוברת בניהם, כך הפרוייקט מחולק למספר שלבים שבכל שלב נוסף לו קצת תוכן וכל שלב לא לוקח יותר מחצי שעה או שעה בדרך כלל.

ההסבר פה מיועד לבלוגרים או בעלי עסקים המעלים תוכן במספר פלטפורמות. עם זאת לוח עם עקרונות דומים יכול להתאים גם למעקב אחרי לקוחות שיש עמם קשר מתמשך (למשל לקוחות לבניית אתרים שיעברו משלב ההתעניינות לשלב האפיון, העיצוב, אישור ראשוני וכו).

הסבר כללי על שימוש בלוח

גם כאן נפתח כמה רשימות שהמטרה היא להעביר את הכרטיסיות מהרשימות בצד שמאל לרשימות בצד ימין.

הלוח מורכב מ-5 רשימות המשמשות לארגון תהליך יצירת פוסטים:

1. “רעיונות” – כל רעיון שיש לנו, בין אם זה כותרת או משהו כבר חצי כתוב או רק תמונה שאתן יודעות שתרצו לכתוב עליה פוסט פעם.

2. “פוסטים בתהליך כתיבה” – בתחילת השבוע אני בוחרת איזה פוסטים אני רוצה לפרסם ומחפשת מבין הרעיונות שהיו לי ברשימה. כמובן שלפעמים זה משתנה לאורך השבוע אם יש אירועים או דברים שאני רוצה להתייחס אליהם באופן ספונטני, אבל הרעיון ברשימת “בתהליך”, הוא להפריד בין רעיונות שהם עדיין רק כותרת, לבין כאלה שכבר בתהליך הכתיבה.

3. “פוסטים שצריכים עיצוב/תמונה” – כמעט תמיד נרצה להוסיף איזושהי תמונה לפוסט. זו גם עבודה שלא תמיד נעשה בצמוד לכתיבה ולכן מתאימה לשלב מאוחר בתהליך (בהתאם לתהליך העבודה בו נוח לנו לעבוד).

4. “פוסטים להגהה” – אחרי שנעצב או נוסיף תמונה נעשה הגהה נוספת.

5. “פוסטים שפורסמו” – כל מה שכבר סיימנו לעבוד עליו ועלה לאויר.

תיעוד ומעקב: 

בעזרת לוח ניהול בלוג/שיווק ברשתות חברתיות, אפשר לתעד במקום אחד בצורה ויזואלית וצורה מילולית, תוכן או פוסטים מכל הפלטפורמות השיווקיות השונות. ניתן לראות בקלות את כל הפוסטים באופן ויזואלי, כי ברגע שמוסיפים תמונה לכרטיס של טרלו היא תופיע כקאבר של הפוסט / כרטיס. כך ניתן לעשות כמה רשימות שכל רשימה תהיה פלטפורמה אחרת ואז ניתן להעביר או להעתיק כרטיסים ביניהם.

דוגמא פרקטית לשימוש בלוח – אם יש לי פוסט שהעלתי בקהילה הסגורה (בתשלום), שהוא מאוד מפורט ומקיף, אבל אני רוצה להשתמש בו גם לעמוד הפייסבוק שלי (שאינו בתשלום), אך בגרסה מצומצמת. אוכל בקלות למצוא את הפוסט ברשימת “פוסטים שפורסמו בקהילה סגורה”, להעתיק אותו לתוך רשימה ה”רעיונות” או “פוסטים שבתהליך כתיבה”, ושם לערוך ולצמצם את המלל כך שיתאים לעמוד הפייסבוק.

בצורה זו ישאר לי תיעוד מלא של שני הפוסטים, כך שאם בעתיד ארצה להשתמש בפוסט עם תוכן דומה, יהיה לי קל מאוד לראות מתי העלתי כל פוסט, מה הוא כלל ובאיזו פלטפורמה הוא עלה.

טיפ – תגיות עבור הפלטפורמות השונות – ברגע שאתם מחליטים איפה לפרסם כל פוסט, כתבו תגית עם שם הפלטפורמה, כדי שכשתגיעו לשלב העריכה או התמונה, תדעו בדיוק לאיזו פלטפורמה הפוסט מיועד ולא תצטרכו להיזכר מחדש.

הנה לוח ניהול בלוג ורשתות חברתיות לדוגמה:

הערה חשובה: גם החלק של כתיבה ועיצוב של פוסט בעצם מורכב ממשימות שונות שעליכם לבצע ולכן – הוא צריך להכנס לתוך לוח המשימות הראשי. כך בד”כ נוצרת כפילות של משימות בשני הלוחות וזה עלול להיות מסורבל. יש תוכנות בתשלום עם פתרונות נוחים יותר, אבל בטרלו אני ממליצה לבחור אחת מהדרכים הבאות:

• לייצר צ’ק ליסט קבוע לפוסטים ולהטמיע אותו בכל כרטיסיה, כך שבמקום להעביר את הכרטיסיה בין הרשימות יהיו בתוכה משימות ותוכלו לעקוב אחרי אחוזי הביצוע.

• לעבוד עם כפילות (כלומר, אותה משימה תופיע בשני הלוחות)

• לוותר על שלבי הכנת הפוסט בלוח ניהול בלוג/שיווק ברשתות חברתיות ולהשתמש בו רק לשמירת רעיונות ולתיעוד ומעקב אחרי פוסטים גמורים (כלומר לא להשתמש ברשימות של “פוסטים בתהליך כתיבה”, “פוסטים לעיצוב/תמונה” ו-“פוסטים להגהה”)

• להשתמש רק בלוח ניהול בלוג/שיווק ברשתות חברתיות, כשבלוח המשימות הראשי פותחים כותבים משימה כמו – להעלות פוסט ביום כך וכך, וכך רואים איזה פוסטים כבר בתהליך עבודה או מוכנים.

*את הרעיון הבסיסי ללוח הזה למדתי מפוסט של יונית צוק על הדרך בה שרון גולן מנהלת את הבלוג שלה.

לוח השראה: 

לבסוף, אחרי שבניתי את שני הלוחות הנהדרים והסופר מועילים האלו, נותרתי עם הרבה רעיונות לפעילויות, משימות שארצה לעשות בעתיד או אוספים של חומרים שקראתי ורציתי לשמור, ולא ידעתי מה לעשות איתם. לכן פתחתי לוח שלישי וקראתי לו לוח השראה. זהו לוח פחות מובנה, בו אני יכולה לשמור את כל הדברים שאני רוצה שאינם קשורים לנושא אחד ספציפי, בצורה מסודרת.

חלק מהדברים שאני שומרת הם רק לשם תיעוד וחלקם יהפכו בהמשך להיות משימות. בלוח הזה, בניגוד ללוחות הקודמים, אין חשיבות לסדר של הרשימות והכרטיס לא עובר “מסע” משמאל לימין.

דוגמאות לרשימות ללוח השראה:

• פוסטים בבלוגים שקראתי/פודקאסטים ששמעתי – אני נוהגת להמליץ על פוסטים ופודקאסטים של אחרים בקהילה שלי ובסדנאות שאני מעבירה, ולכן כשאני נתקלת במשהו חדש אני מיד רוצה לשמור אותו כדי שאוכל למצוא אותו בקלות ולצרף אותו לרשימת ההמלצות בעתיד.

• השראה לפרויקטיםDIY  בבית – כרטיס כזה למשל יכול להפוך להיות משימה בהמשך ולעבור ללוח המשימות הראשי.

• השראה לפעילויות עם הילדים – לרוב תרגילים מונטסורים במקרה שלי, גם זה יכול לעבור בהמשך ללוח המשימות הראשי.

• השראה לבלוג – למשל פלטות צבעים, בלוגים אחרים שאהבתי וכו’.

• חלומות ליום אחד אי פעם – למשל לי תמיד יש כל מיני פרויקטים שאני רוצה לעשות בבית. כל כמה חודשים אנחנו בוחרים אחד ואז הוא כמובן עובר ללוח המשימות (בטרלו מאוד קל להעביר כרטיס בין לוחות). אז אם אנחנו רוצים לקנות מיטה זוגית גדולה יותר, אבל כרגע אנחנו מסתדרים עם מה שיש ולא רוצים את ההוצאה הכרוכה בזה, ארשום את זה בלוח ההשראה ברשימת חלומות.

• רשימה הקשורה לרעיון או פעולה עתידית – למשל רשימה של מקומות שתרצו לגור בהם כשתעברו דירה עוד כמה חודשים או שנה, או למשל אני מתכוונת לעשות דוקטורט יום אחד אז יש לי רשימה לגבי זה עם כל מיני רעיונות לנושאים, מנחים או תכניות שאני נתקלת בהם ורוצה לשמור לעצמי עד שארגיש מוכנה יותר לצעד הזה.

• מתכונים – שרוצים לשמור או לנסות.

• כל דבר אחר 🙂

לוח השראה לדוגמה:

רגע לפני סיום – התייחסות לרשימות קריאה ולמידה

בעידן שלנו יש כל הזמן דברים שאנחנו רוצים ללמוד או לקרוא. אני בתור עצמאית ובלוגרית בתחילת דרכי המקצועית מחזיקה רשימות ארוכות של חומרים שאני רוצה לקרוא או ללמוד. אני חייבת להגיד שהתחום הזה הוא בעיני הכי קשה לארגון, כי רשימת קריאה שלא נכנסת בתוך רשימת המשימות נשכחת די מהר, אבל בכל זאת, מצאתי לזה כמה פתרונות:

1. אני משריינת לעצמי שעה פעם ביומיים לקריאה מעמיקה של המיילים, כך אני עוברת על תוכן מעניין שמגיע במייל מאנשים שאני עוקבת אחריהם בקביעות (ניוזלטרים, פוסטים בבלוגים וכו’). אם יש שם משהו שאני רוצה לשמור לפוסט עתידי אני כבר אכניס את זה לרשימת ה”רעיונות” בתוך בלוח ניהול בלוג/שיווק ברשתות חברתיות.

2. כל שבוע יש לי שעתיים שאני מקדישה נטו ללמידה (מעבר לזמן קריאת המיילים) וזה זמן לקורסים שהם ממושכים ודורשים ריכוז. יש לי רשימה של קורסים כאלו (אפשר לשים בלוח השראה או בלוח הראשי תחת רשימות “משימות לטווח רחוק”) ואני כל פעם מוציאה משם את הכרטיסיה הרלוונטית עם הקישור לתוך רשימת “משימות שחייבות לקרות השבוע” ומתקדמת בקורס לפי הסדר ביום ובזמן ששריינתי לי.

3. אם יש משהו שאני נתקלת בו ברשת והוא לא רלוונטי לי לעכשיו אבל עשוי להיות רלוונטי לפוסט מסוים שאני רוצה לכתוב או לפעולה שאני רוצה לעשות וכבר נמצאת באחד בלוחות – ישר אכניס את הקישור לתוך הכרטיסיה של המשימה הרלוונטית כדי שכשאגיע אליה אוכל למצוא אותו בקלות.

הכי חשוב:

בעיני אין טעם לייצר לוח או רשימה של דברים לקרוא יום אחד כי כנראה שרובכם (וגם אני) לעולם לא תחזרו לזה. עדיף להכניס את הקישורים האלו לתוך כרטיסיות של משימות שאתם גם ככה רוצים לעשות. אם בכל זאת יש משהו שאתם רוצים לקרוא ואין לכם זמן ברגע שאתם נתקלים בו פשוט תהפכו אותו לכרטיס משימה המכיל את הקישור ותכניסו אותו לרשימה שנראה לכם שתהיה רלוונטית.

לסיכום: 

העבודה בשיטת Kanban באפליקציית טרלו מאוד נוחה בעיני ופשוטה (וחינמית). אפשר בקלות להעלות לשם תמונות וקישורים גם מהנייד, היא ויזואלית מאוד כך שיכולה להתאים גם לאנשים שצריכים לראות את המשימות שלהם ולא רק לקרוא אותן. בנוסף, אני אוהבת את הפשטות בכך שכל הדברים החשובים שמורים לי במקום אחד, וכך נחסך לי מעבר מתמיד בין אפליקציות שונות.

כמובן שטרלו מכילה פונקציונאליות רבה אליה לא נכנסתי, למשל אפשרויות לחיבור משימות לקלנדר, עבודה עם טרלו בצוות , ועוד. על הכל ניתן ללמוד מגוגל, יוטיוב ובמקומות אחרים.

מקווה שתמצאו את הפוסט הזה ברור ומועיל, אין ספק שמבחינתי זה כלי משנה חיים.

---

ענת סרי מלווה ומנחה סדנאות ותהליכים אישיים בנושא ניהול זמן מתוך שליטה בזמן שלנו, מציאת זמני מנוחה ועשיית מה שחשוב לנו באמת.

בעלת תואר שני מחקרי בעבודה סוציאלית בנושא שינוי מדיניות ומיצוי זכויות שעזר לי להביא התבוננות הוליסטית וביקורתית על ציפיות חברתיות וחסמים רגשיים לתוך השיח על ניהול זמן.