לאפליקציית ניהול העבודה טרלו (Trello) יש יותר מ-50 מיליון משתמשים. היא עברה שדרוג בתחילת 2021, ונחשבת כהצלחה ארגונית ויראלית. העובדים אוהבים לשתף אותה בינהם. הנה מה האפליקציה עושה וכמה יעלה לכם להשתמש בה.
האפליקציה מראה למי כל משימה מוקצה (מתוך הצוות) ומאפשרת להראות את ההתקדמות לקראת סיום.
הממשק מסתמך על העקרונות של עבודה בשיטת Kanban כדי לספק למנהלים ולחברי הצוות סקירה פשוטה של פרויקט מתחילתו ועד סופו.
מרכיבי המפתח של טרלו הם לוחות (boards), רשימות (lists) וכרטיסים (cards). ה-boards הן נקודת ההתחלה – ובדרך כלל הן מתמקדות בפרויקט מקיף, נגיד, השקת אתר אינטרנט חדש, או פרויקטים של משימות מבוססות תהליכים – כמו עובד חדש שמצטרף לארגון.
בתוך כל לוח (board), ניתן ליצור מספר רשימות לציון התקדמות פרויקט; רשימות “לעשות” – to-do, “בביצוע” – doing ו”בוצע” – done, הן דוגמאות נפוצות.
כרטיסים בודדים בתוך הרשימות מכילים מידע על משימה ספציפית וניתן להעביר אותם מרשימה לרשימה, לפי הצורך (למשל כשמשימה ספציפית הושלמה).
כל כרטיס יכול להכיל מגוון רחב של מידע משימות, כולל תיאור טקסט, קבצים מצורפים, אוטומציות, הערות ועוד.
טרלו – שנרכשה על ידי יצרנית התוכנה Atlassian ב-2017 – עושה אינטגרציה בקלות גם עם אפליקציות אחרות, תוך שימוש במה שהחברה מכנה Power-ups.
חיבורי ה-API האלו, מאפשרים למשתמשים לגשת לתכונות ב-Slack, Salesforce, Gmail או אפליקציות אחרות (כמו גם עם המוצרים של Atlassian עצמה) ישירות מ-טרלו.
אחת הסיבות שהאפליקציה מצליחה כל כך היא שממש קל להשתמש בה, ויש אינספור אופציות איך להשתמש בה – היא משמשת לעתים קרובות גם לשימושים אישיים, כולל מתכנון חגים ועד חתונות.
אני למשל השתמשתי בה כדי לתכנן פרויקט כתיבת ספר ב-24 שעות:
במובן הזה, היא שונה מתוכנת ניהול פרויקטים מלאה (כמו למשל Monday או Office Project), כי אפשר להשתמש בה גם לפונקציונליות קלילה.
“בניגוד ליישומי ניהול פרויקטים כמו Microsoft Project המכוונים למנהלי פרויקטים מסורתיים, ניתן להשתמש בטרלו בכל הארגון על ידי כל מי שצריך לנהל פרויקטים אך אינו זקוק או רוצה כלי ניהול פרויקטים מיוחד – ומורכב”, אמר ראול קסטניון, בכיר אנליסט ב-451 Research, חטיבה של S&P Global Market Intelligence.
חברת Atlassian (שרכשה את Trello) רצתה להפוך אותה לחזקה עוד יותר עם הצגת אוטומציות של זרימת עבודה לאחר שרכשה את Butler ושילבה את התכונות שלה באפליקציה. זה מאפשר למשתמשים להגדיר כללים פשוטים לאוטומציה של משימות שחוזרות על עצמן, כגון העברת cards לרשימת “done” כאשר רשימת בדיקה הושלמה, למשל.
התמחור של טרלו
לאחרונה התחדשו המחירים וצורת הגבייה (ב-24 באוגוסט, 2021). יש עכשיו ארבע רמות תמחור: חינם, סטנדרטי, פרימיום וארגוני.
הרמה החינמית דורשת ממשתמשים להירשם, ומספקת גישה לאינטגרציות בלתי מוגבלות, אחסון בלתי מוגבל (עד 10MB לקובץ), 250 אוטומציות Buttlr ועוד פיצ׳רים. אבל מספר ה-boards מוגבל ל-10 (לעומת למשל Monday.com, שם אין יותר רמה חינמית).
הרמה הסטנדרטית (שהוצגה לאחרונה) מוסיפה רשימות tagging מתקדמות, ושדות מותאמות אישית. כמו גם אוטומציות נוספות של Butler ואחסון בגודל קבצים גבוה יותר (עד 250MB לקובץ). המחיר הוא $5 למשתמש בכל חודש, כאשר משלמים מדי שנה.
אפשרות הפרימיום – $10 לחודש למשתמש – כוללת אוטומציות בלתי מוגבלות של Butler, הוספת לוח מחוונים, תצוגות timeline ו-calendar, וכלי ניהול ואבטחה.
התוכנית הארגונית (Enterprise) כוללת אמצעי אבטחה נוספים המיועדים לפריסות בעסקים גדולים. אמצעים אלה כוללים הרשאות כלל-ארגוניות, אינטגרציה של ניהול מכשירים ניידים ויכולות אחרות המתמקדות בניהול. גרסת ה-Enterprise מציעה מגוון תוכניות תמחור, בהתאם למספר המשתמשים. זה מתחיל ב-$17.50 למשתמש לחודש.
מהו העתיד של טרלו
טרלו הודיעה מוקדם יותר השנה על שדרוג האפליקציה שלה, במקביל למלאת 10 שנים להשקתה.
בין שאר השינויים, האפליקציה התחדשה במספר תצוגות לוח חדשות: טבלה, ציר זמן, dashboard ולוח שנה. אלה מספקים פרספקטיבות שונות שנותנות למשתמשים להציג ולקיים אינטראקציה עם המידע שיש ב-boards.
תצוגת ה-dashboard מראה מדדי מפתח כמו תאריכי יעד, cards שהוקצו ו-cards לכל רשימה.
בהמשך, מפתחי צד שלישי יוכלו גם ליצור אפליקציות ושירותים משלהם כדי להתחבר לתצוגות ה-board השונות.
יש גם שלושה סוגי cards חדשים: כרטיסי קישור, כרטיסי לוח וכרטיסי מראה. כרטיסי קישור, למשל, יכולים להתחבר לאפליקציות כגון Dropbox או Google Drive על ידי הדבקת כתובת URL בכותרת הכרטיס, ויכולים להציג תצוגה מקדימה של התוכן.
לסיכום
אני מאד אוהב את טרלו, ומשתמש בה כמעט מהרגע שהיא יצאה לשוק. עד היום – למרות שיצאו אינספור אפליקציות אחרות (כמו Monday.com) לניהול משימות ופרויקטים – עם או בלי צוות – אני מוצא את עצמי חוזר לאפליקציה הזו שוב ושוב.
והסיבה העיקרית היא – הגרנולריות שלה. היכולת להשתמש בה כרשימת משימות קטנטנה, ועד כדי להשתמש בה כדי לנהל פרויקט מסובך, אם הרבה milestones וצוות מרוחק שעובד עליו.