עומס, לחץ, ניהול זמן ומה שביניהם

מאמר אורח | אפרת צבירן

סיגלתי לעצמי לאחרונה שגרת סרט ב"שלישי בשלייקס". אני וכל ותיקי ר"ג נפגשים בקולנוע בשעות הבוקר- צהריים. יכול להיות שתקראו את השורה הזו ותרימו גבה מכמה סיבות: "החיים שלך דבש", "חלום שלי להתחלף איתך", "בטח, עצמאית, עושה מה שבראש שלה", "מי יכול לראות סרט באמצע היום? אני עובד", "חמודה, את לא צריכה לעבוד?" 

וברקע מהדהד לכם הסרטון הקורע של כאן:

הסרטון מצליח בדרך הומוריסטית להעביר את הצדדים היפים והקשים של העצמאיים. "על החיים שלי אני זה שמחליט... חוץ מהתנאים זה סה"כ להיט." והוא צודק לגמרי.

הבנתי כמה דברים על לחץ, עומס, שחיקה, ניהול זמן, גבולות וכל מה שמשתמע מזה, זה תקף לעצמאיים ולשכירים: 

קודם כל נתחיל בזה שבעידן שלנו היום, אף אחד כבר לא עובד מ-9:00-17:00. 

השיר של דולי פרטון שיצא לאור בשנת 1980 ונשמע על פניו קליל מציג מורכבות שגרמה לי אישית להתכווץ כשהתעמקתי במילים

המציאות לא השתנתה, רק נהייתה מורכבת יותר: אנחנו מחוברים לעבודה כל הזמן ברגע שאנחנו מחזיקים את הנייד שלנו, אנחנו זמינים כל הזמן, כולם יכולים לראות אם קראנו את ההודעות או לא, עומס של מידע מציף אותנו, אנחנו עובדים שעות הרבה יותר ארוכות, צריכים לג'נגל בין הבית לקריירה, לעבוד הרבה יותר קשה כדי לגמור את החודש ובתוך כל זה גם לחיות את החיים שלנו- כאנשים, בני אדם ולא כאנשי מקצוע. 

בסיס ללו"ז שבועי וצבעוני:

 אז מה כן אפשר לעשות? 

1. למצוא את הדרך שהכי נוחה לכם לנהל את הזמן והמשימות שלכם: Asana, Tick Tick, Google Keep, Google Calender, Trello, todoist. אני מודה שחלק מהרשימה שציינתי פה אני מכירה רק בשמות. 

ezgif.com-resize (2).jpg



אני אוהבת להשתמש בגוגל קלנדר- לשריין זמנים לדברים שקבעתי וחשובים לי (אישית ומקצועית) או כמו שאני אוהבת להגיד: מה שלא ביומן- לא קיים". אני נוהגת לעשות תכנון דו שבועי- אני מדפיסה מהקלנדר את הלו"ז לשבועיים הקרובים בשני דפים נפרדים ועליהם פורטת את כל המשימות שלי. בסוף השבוע מדפיסה שוב את הלו"ז לשבוע הבא (כי דברים השתנו) ושל שבוע שאחרי וחוזר חלילה. אני משתדלת כל שלושה חודשים ובתחילת כל חודש לראות אם יש אירועים גדולים שמצריכים ממני יותר עבודה ותכנון ואני משריינת עבורם את הזמן שיספיק לי (בלארג'יות) כדי לעבוד עליהם בנחת, כך שאני לא אגיע ליעד עם לשון בחוץ ובלי כוח לאירוע עצמו. 

2. לא להתבייש לבקש לדחות ולהזיז. הלו"ז על אף שהוא מודפס- גמיש לחלוטין מבחינתי ולכן אני משתדלת לא להעמיס עליו ועל עצמי יותר מידי. אם אני מרגישה שכן נהיה לי עמוס כשאני מסתכלת בזום אאוט על הלו"ז אני מבקשת להזיז את הדברים שפחות דחופים גם כדי להספיק את הדברים שהתחייבתי אליהם מול לקוחות ומול עצמי וגם כדי לא לשחוק את המשאב הכי חשוב- אני (גם בצד השני כנראה יעדיפו לקבל אתכם בשיא הכוחות והריכוז שלכם).  3. סטיבן קובי בספרו המדהים "שבעת ההרגלים של אנשים אפקטיביים במיוחד" כתב על קטלוג משימות לפי דחוף וחשוב.  ליאור פרנקל גם מרחיב על זה בקורס ניהול זמן החינמי שלו מג׳ולט.

ezgif.com-resize (1).jpg

נתחיל מהסוף: 

משימות לא חשובות ולא דחופות- "גזלני הזמן". דוגמת ווטסאפ ופייסבוק, אם אין לכם זמן לזה, אל תיכנסו לשם אפילו. 

 משימות דחופות ולא חשובות- בלת"מים (דברים לא מתוכננים). לדוגמא: הבוס מגיע ומבקש משהו ברגע זה (פתרון אפשרי- אפשר לגשת אליו ולהסביר לו על מה אתם עובדים ולבקש ממנו שהוא יתעדף בשבילכם את המשימות). 

דוגמאות נוספות: עמית לעבודה שעובד ביחד איתכם על פרוייקט משותף חושב                            

שכדאי לעבוד על משימה שלדעתו היא דחופה יותר (פתרון אפשרי-בדיקה משותפת של הדברים, ואם לא מצליחים להגיע להסכמה, להתייעץ עם הבוס); חברה שצריכה עזרה ברגע זה (פתרון אפשרי- לבדוק איתה האם אפשר לחזור אליה טיפה יותר מאוחר); התקשרו מהגן להגיד שהילד חולה וכו'... לפעמים צריך לכבות שריפות ולפעמים בדיקה אחת פשוטה ותיאום ציפיות יפתרו את הבעיה.


* בכל מקרה כמו שהזכרתי קודם, כשמתכננים זמנים צריך לקחת בחשבון עבור כל משימה לפחות 25% יותר זמן מאשר הזמן שאתם חושבים שיקח לכם בפועל לעשות את המשימה.


משימות חשובות ולא דחופות- "זמן לנשמה". לטעמי, אלו דברים שאתם עושים בשביל עצמכם: לעשות ספורט (וואו, כמה טוב שזה עושה), יציאה לסרט ("גדולה מהחיים"), דייט קבוע בלו"ז עם בן הזוג, ללכת לספר (מתי עשיתם את זה לאחרונה?), לשבת עם חבר אהוב לקפה, ללכת לים, לקרוא ספר ("לחוץ חתונה/ עומר ברק"), לעשות הפסקת טלוויזיה (פרק של "החיים עצמם"), לאכול גלידה (או כל דבר שאתם אוהבים- כמו לשחק "מבוכים ודרקונים", אם זה הקטע שלכם), לתכנן זמן מראש לכל אלו ואחרון ומאוד חביב- לעצור ולנשום (הכי חשוב).
משימות חשובות ודחופות- "העיקר ולא הטפל". גשו לעבודה, השיגו את המטרות שהצבתם לעצמכם והמחוייבות שהבטחת לאחרים. 


4. מיינדפולנס- בגדול זה סוג של מדיטציה, שאם נתרגל הרבה ממנה נוכל ליישם את העקרונות שלה בחיי היום-יום גם בלי לשבת פיסית במדיטציה. העיקרון שעומד מאחוריה הוא להיות בקשיבות ל"כאן ועכשיו"- מה קורה אצלי בגוף, בתודעה (במיינד), לשים לב אילו מחשבות עוברות לי בראש עכשיו. עקרון שעוזר מאוד להתרכז בדבר אחד (כמו רק לאכול- בלי נייד ובלי מחשבות, להריח את האוכל, לטעום אותו, לשים לב לבליעה שלו וכו'). להתחיל להיות בתשומת לב למה שעובר עליי, והכי חשוב לתת לדברים מקום. להיות סקרן לכל מה שעולה- גם אם זה מצריך מאיתנו להיות במקומות שהם פחות נוחים לנו- כמו להרגיש רגשות שליליים. ברגע שנפסיק להילחם בהם הם יעברו מעצמם ואנחנו נהיה יותר מחוסנים. 

 5. תהיו כל הזמן עם יד על הדופק- הקשיבו לגוף, שימו לב למה הוא מאותת לכם {כמו שאמרנו- לתרגל מיינדפולנס}. אתם מתחילים להרגיש לא טוב פתאום? (תסתכלו על המשימות שלכם, תתייגו אותם לפי דחוף וחשוב, תדחו מה שאפשר וקחו לעצמכם זמן למנוחה). כשאין כוח (פיזי ונפשי) או כשאתם לא מרגישים טוב יקח לכם הרבה יותר זמן לעשות משימות מאשר בזמן שבו אתם מלאים בכוחות. זה תופס לגבי כל המקצועות- ממתכנתים ועד פסיכולוגים. 

אם אין אני לי מי לי.jpg

6. "אני עושה כמיטב יכולתי"- משפט שאתם צריכים לשנן, לי הוא שינה את החיים. זה יעזור לכם להיות פחות בהלקאה עצמית על הדברים שהספקתם יותר או פחות ולהיות אדיבים כלפי עצמכם. 

7. מודל אפר"ת- גיליתי שאני חולקת את שמי עם מודל שעם הזמן חשבתי שאולי הוא נכתב עליי או בהשראתי {הייתי רוצה :)} 

ראשי התיבות של המודל הם: (אירוע, פרשנות, רגש, תגובה). כל אירוע שאנחנו נוכחים בו הוא עובדה קיימת, הוא קרה. הדרך שבה אני קולט ומפרש את מה שהיה בסטואציה זה כבר לגמרי משהו סובייקטיבי שלי.


כתוצאה מהפרשנות שלי עולה בי רגש מסויים שמוביל לתגובה מצידי. תרגול מיינדפולנס יכול לעזור לנו להיות בתשומת לב ובמודעות למה שעובר עלינו. יש חלון הזדמנויות קצר בין הרגש לתגובה: כשאני מודע למה שאני מרגיש, יש לי את זכות הבחירה, אני יכול לעצור רגע ולחשוב איך אני רוצה להגיב ומה התוצאה שאני רוצה להגיע אליה בסיטואציה הזו. זה אחלה כלי למשל בניהול משא ומתן, בניהול שיחות קשות, ריבים והתנצחויות. 

8.להתחיל את הבוקר בשאלה- איך אני מרגיש היום? מה אני רוצה שיקרה לי היום ויש לי השפעה עליו? אני מציעה לכם לשבת עם עצמכם במשך עשר דקות בבוקר ולעשות כתיבה אינטואיטיבית, שימו סטופר בנייד וכתבו עד שהשעון מצלצל. אופציה נוספת לפזר קלפים שאתם אוהבים ולבחור שני קלפים- אחד שמשקף את ההרגשה שלכם הבוקר בתחילת היום והשני ישקף את האופן שבו תרצו להרגיש בסוף היום. מבטיחה שזה יעשה לכם פלאים (ושוב, כשתהיו מודעים לתחושות ולרגשות שלכם תוכלו לבצע בחירות שטובות לכם). 


9. עומס- ליאת רטיג צור (היי קוריצה!) כתבה טיפ באחת מהקבוצות של העצמאיות שמאוד אהבתי: "השקיעו 70% מהזמן בדברים קיימים שעובדים ו-30% מהזמן בחידושים". טיפ מעולה בעיני, שיכול להתאים גם לשכירים ולארגונים. נדרש להשקיע המון כוח כדי לעסוק רק בחדשנות, צריך למצוא את האיזון בין השניים {למרות הנטייה להימשך לדברים החדשים והיצירתיים-מי כמוני יודעת :)}.

 
10. לחץ טוב ולחץ רע. כשתהיו במודעות למה שעובר עליכם תוכלו לשים לב לאיך לחץ משפיע עליכם. יש שני סוגים של לחץ, כמו שמתואר בתמונה. 

כשאתם מרגישים שאתם מאבדים שליטה לחלוטין, תבקשו עזרה ממי שצריך- בן זוג, חבר, עמית לעבודה, בוס- רק אל תישארו לבד עם התחושות! זה יכול להוביל למקומות מאוד לא טובים. לפעמים צריך לדבר עם מישהו חיצוני: יועץ, מטפל וכו'. 

לחץ טוב מניע אותנו לפעולה, גורם לנו לתפקד ביעילות, להתרגש ולהתלהב. 

ezgif.com-resize (3).jpg


אסיים בנימה חיובית ואגיד: תהיו המנהלים של החיים שלכם, אל תגיעו לגיל שבו אתם מסתכלים אחורה ומתחרטים. תבחרו כל יום מחדש- בעצמכם, במעשים שלכם, בחוויות שלכם, בחברים שלכם, בעבודה שלכם, בבן הזוג שלכם וגם אם לא הכל עובד כמו שצריך תזכרו שעשיתם כמיטב יכולתכם ואין עוד אף אחד כמוכם בעולם כולו. 


cutmypic.png

אני אפרת צבירן- יזמית, יצירתית ויועצת ארגונית. בעלת תואר ראשון בייעוץ חינוכי ולשון עברית מאוניברסיטת בר אילן ותואר שני בייעוץ ארגוני מהמרכז הבינתחומי.

צמחתי בעולם משאבי האנוש במשרות שונות, בהמשך ייעצתי ליזמים ולפני כארבעה חודשים עזבתי את העבודה שלי לאחר שנתיים כיועצת לפיתוח מנהיגות בצבא ומצאתי את הדרך שלי כעצמאית.

יצרתי ערכת קלפים השלכתיים וטיפוליים שנקראת "נמסטה" בעקבות מסע מיינדפולנס בהודו. בקרוב עומדות להיוולד לנמסטה שלוש ערכות אחיות ופרוייקט מתנות מרגשות בשם "המתנות של אפריים". בנוסף, אני כותבת בלוג ועושה ייעוצים אישיים וסדנאות קבוצתיות.

אשמח לשמור איתכם על קשר- www.namaste-cards.com