[הטקסט הזה מובא מתוך סדרת שיעורים שנוצרה כדי לתמוך במנהלים בזמן מלחמת חרבות ברזל. כדאי להתחיל בפרק הראשון של ״ניהול בזמן מלחמה״]
ניהול בזמן מלחמה
הי מנהלות ומנהלים. כאן ליאור פרנקל. אנחנו נמצאים בתקופה מחורבנת, אין דרך נעימה יותר לומר את זה. וכאילו לא מספיק כל מה שעובר עלינו – ברמה האישית, המשפחתית, הקהילתית, הלאומית… אנחנו עוברים אבל, כעס, זעם, פחד, חרדה. כאילו כל זה לא מספיק, יש לנו אתגר נוסף משמעותי. והוא לנהל בתקופה כזו מסובכת. כשקשה לדעת כמה רגיש זה מספיק רגיש. כשקשה לדעת אם לנסות לצחוק כדי להפיג את המתח בישיבת צוות זה לגיטימי, או שזה לא במקום. כשקשה להבין כמה מותר או אסור להעיר לעובדת שלנו – כי אנחנו לא יודעים מה בדיוק עובר עליה. וכי העסק, הארגון, הסטארטאפ שאנחנו עובדים בו – גם הוא מנסה לשרוד את התקופה. גם הוא צריך להמשיך להצליח, לשגשג, לצמוח, להביא הכנסות – שהרי הן אלו שמשלמות את המשכורות שלנו ושל העובדים שלנו. איך מאזנים בין הדברים? איך מנהלים בתקופה כזו? ומה איתנו? גם עלינו עוברים המון דברים – אנחנו אמורים להסתיר את זה מהעובדים? לעשות כאילו הכל רגיל?
במילים אחרות – איך מובילים בשקט, כשהכל מסביב רועש?
זוהי השאלה שסדרת הפרקים הזו, תנסה לענות עליה. אני מקווה שאצליח, ולו במעט, ולו בעשרה אחוזים, להקל עליכם את המלאכה החשובה של הובלה וניהול בימים שכאלו. אני לא חושב שיש שום דבר שהוא ״נכון״ או ״מדויק״ לכולם בתקופה שכזו. כל אחד עובר משהו אחר לגמרי, ארגונים שונים לוקחים החלטות שונות בקשר למה עושים ומה לא. אי אפשר ולא כדאי לשפוט אף אחד. ולכן, החומר שיועבר פה יהיה בעיקר מצע שתוכלו להחליט מה לעשות איתו. לאמץ אותו כלשונו אם התחברתם ממש. או לפחות להשתמש בו כבסיס לדיון – עם מנהלים ומנהלות אחרות שעובדות אתכם, ואפילו עם המנהלים שלכם או עם משאבי אנוש.
בואו נתחיל.
ניהול פרסונלי – הדרך להוציא מכל עובד ועובדת את המיטב
בפרק הזה נתרכז בניהול פרסונלי. נסביר מדוע העובדים שלכם הם לא מקשה אחת ולכן מדוע כדאי להתייחס לכל אחד מהם בצורה שונה. נפרט מהם הסוגים השונים של ההתנהגויות שאתם אולי תתקלו בהן. נפרט איך לבצע שיחה של אחד על אחד שתעזור לכם לעשות את המיפוי של העובדים לסוגי ההתנהגויות השונות, ונדבר על איך כדאי לכם להתנהל עם כל אחד מהם בנפרד. ניהול פרסונלי יחזק את הקשר ביניכם בתקופה שכזו, ולא פחות חשוב – הוא יוודא שאתם מוצאים את הדרך לעזור להם להיות פרודקטיביים – כל אחד ואחת בדרך שמתאימה לה.
אתן ואתם הולכים להיתקל בתגובות מסוגים שונים אצל חברי הצוות שלכם. חלקם יותר חרדתיים, ואולי עדיין נמצאים בשלב ההלם. אחרים, יהפכו להיות יותר שקטים ממה שאתם רגילים לראות אותם. ויש כאלו, שדווקא יהיו יותר פרודקטיביים מתמיד – הם רוצים להיכנס מתחת לאלונקה, וזו הדרך שלהם להשיג שליטה לעצמם – העבודה עוזרת להם להתמודד עם המצב. יש כאלו שנפגעו במעגל ראשון, או שני, מכירים חטופים, או שקרובים אליהם קיבלו צו 8. וכל מה שהם רוצים לעשות זה להיות בתוך החדשות.
ובלי קשר, אנשים שונים גם מגיבים רגשית בצורה שונה. חלק צריכים לבכות לא מעט, וזה יקרה להם גם בעבודה, או תוך כדי פגישה. חלקם חייבים לצחוק כדי להפיג את התחושות. חלק רוצים לדבר רק על זה, וקשה להם להתרכז ליותר מכמה דקות רצוף בלי לחזור לזה. וחלקם רוצים לדבר על הכל חוץ מזה.
להבין את הסוגים השונים של ההתנהגויות ושל התגובות הרגשיות למצב, זה לא רק הכרחי בשביל לגלות אמפטיה – אלא כי זה אשכרה יכול לעזור לכם להחזיר אליהם את הפרודקטיביות. עובד חרדתי, עלול להתחיל להתפקס יותר מדי בפרטים הקטנים והפחות חשובים של משימה, ולאבד את הפוקוס על התמונה הגדולה. מישהי אחרת עלולה להפוך להיות פחות תקשורתית- מה שישפיע על האווירה בישיבות הצוות, או על שיתוף הפעולה שנדרש ממנה בעבודה. עובד אחר עלול להתנהג הפוך – להגדיל ראש מתוך תחושת שליחות לעזור לארגון, ולהתחיל לדרוך לאחרים על האצבעות, כשהגבולות פחות ברורים.
מיפוי פרסונלי לשם ניהול פרסונלי
כדי להיות מסוגל לנהל את העובדים שלנו בצורה פרסונלית, אנחנו נצטרך לבצע מיפוי שלהם, ושל סוג ההתנהגות והצרכים שלהם. ולא צריך בשביל זה כלי דיגיטלי משוכלל, וגם לא לכתוב תזה לתואר שני. בתחילת הקורונה, כשהמשק היה בשוק, המונים יצאו לחל״ת, והסטארטאפ שלנו עבר טלטלות כמו כולם – נוכחתי כמה פשוט לעשות מיפוי שכזה. תהליך המיפוי כולו כולל בסך הכל שיחה אחת עם כל אחד מהעובדים, שיכולה להימשך 20 דקות, וסיכום קצר שאני כותב לאחריה, במסמך גוגל דוק או וורד. תכף אסביר מהן השאלות שכדאי לשאול, וגם אצרף לינק למסמך שתוכלו להעתיק לעצמכם ולהשתמש בו. בהמשך הפרק אסביר איך תוכלו להשתמש במיפוי הזה. זהו מהלך אסטרטגי די פשוט, שיעזור לכם הרבה.
אבל האמת היא, שהוא יעזור לכם עוד לפני שתסיימו אותו. עצם זה שתשבו עם כל אחד מהעובדים ותדברו איתם לב אל לב, כבר ישפר את מצב העניינים ויעלה להם את המורל. הם ירגישו שרואים אותם. שמעריכים אותם. הם ירגישו שהאמון ביניכם עולה. והאמון הזה יעזור להם לאזן בין הצורך להצליח לייצב את עצמם – את המצב הנפשי, החברתי, האישי שלהם, עם הצורך שלכם כמנהלים שלהם, ושל הארגון להצליח להיות משמעותי ופעיל בעבודה.
בואו נדבר על איך לעשות את השיחה הזו. אגב, יכול להיות שעשיתם כבר שיחה כזו לפני שבוע או שבועיים. אבל לא בטוח שהייתם בה בהקשבה, יכול להיות שניסיתם לתמוך, או העברתם מסרים שקיבלתם מהארגון או ממשאבי אנוש. אני ממש ממליץ לנסות לערוך עוד שיחה כזו. 15-20 דקות יספיקו, ועם חלק מהעובדים זה יכול להיות אפילו יותר קצר.
תכף נדבר על השאלות, אבל קודם –
איך עורכים את שיחת המיפוי
- קודם כל, אתם נמצאים בהקשבה פעילה. כלומר, באתם לשמוע. לא באתם לטפל, לא באתם לעזור, לא באתם למצוא פתרונות – באתם לשמוע. באתם להראות שאתם יכולים להכיל. ובאתם להוכיח שאתם רוצים להבין מה עובר עליהם, באותנטיות.
- זה אומר שאתם מתרכזים במי שמולכם. אתם בלי טלפון, בלי מחשב, זה רק לרבע שעה, אתם תצליחו. אלא אם יש לכם סיבה לקבל טלפון חירום כל רגע, עדיף שהמסך יהיה הפוך, כדי שלא תראו נוטיפיקציות. הם צריכים להאמין שאתם רוצים לשמוע.
- תראו להם עם שפת הגוף שאתם מקשיבים. תסתכלו להם בעיניים. תהנהנו. תפנו אליהם עם הגוף. זה מדהים אם אתם יכולים לעשות את זה במשרד, או במקום שקט ליד המשרד – אבל כל זה נכון גם אם אתם עושים דרך זום. אפילו עוד יותר נכון – כי כולם היום חושדים שמי שמולם בזום גם קורא חדשות בו זמנית.
- ותחזרו על מה שהם אומרים, תשאלו אותם – הבנתי נכון, האם ככה אתה מרגיש? האם זה מה שאת צריכה? לא צריך על כל מילה, אלא על הדברים הגדולים.
- שימו לב שכל השאלות שתכף אפרט הן שאלות פתוחות. למה? כי חלק מהעובדים שלכם עכשיו לא רוצים לדבר. לא כי אין להם מה לומר, הם פשוט קצת פחות תקשורתיים. אז אנחנו לא רוצים לתת להם את האפשרות להגיד כן או לא וזהו. מצד שני, אם הם עונים בקצרה, אל תנסו יותר מדי לדובב – כדי שלא ירגישו שלוחצים אותם. תמשיכו לשאול, ואולי בשאלה הרביעית או החמישית הכל יצא מהם.
הנה המשפט הראשון שתוכלו להשתמש בו (אני לא מציע לכם להיות רובוטים ולחזור מילה במילה, אלא למצוא את המילים שלכן להשתמש בהן):
״הי הילה, הזמנים האלו מסובכים לכולנו. גם לי. ובטח גם לך. רציתי לשמוע איך את מתמודדת. גם במקום האישי, וגם במקום המקצועי. המטרה שלי כאן היא לא לבחון אותך, ולא לשפוט אותך. אנחנו במצב לא נורמלי, ולכן כל תגובה והתנהגות שלי או שלך – היא נורמלית. אני פשוט רוצה לספק לך תמיכה. אני רוצה שמקום העבודה יהיה אי של שפיות עבורך. אז אני אשמח שנדבר קצת, כדי שאדע מה עובר עלייך, וככה אוכל להתאים את עצמי קצת יותר.
הנה השאלות שכדאי לשאול בשיחה כזו
- “ממה את הכי חוששת או דואגת בימים האלו?”
- האם אתה או מישהו במעגל ראשון/שני שלך נפגע?
- האם מישהו במעגל ראשון/שני שלך נמצא באזורים מסוכנים, או גויס למילואים?
- “איזה סוג של תמיכה את/ה מרגיש/ה שאת/ה זקוק/ה לו כרגע?”
- “מה הקשיים הגדולים שאתה נתקל בהם בעבודה בזמן האחרון?”
- “מה יכול לעזור לך להרגיש יותר בטוח בעבודה בתקופה הזו?”
- “יש משהו שאת/ה חושב/ת שכדאי לשנות או לשדרג בדרך שאנחנו עובדים בה כרגע?”
שימו לב, יש מצב שחלק מהעובדים שלכם מתנדבים עכשיו בכל מיני מקומות. תעודדו אותם לספר לכם על זה. הם אולי יפחדו מזה, כי יחששו שאתם תחשבו שזה קורה על חשבון העבודה. אגב, יכול להיות שהם צודקים וזה קורה על חשבון העבודה, אבל אסור שירגישו שאין להם תמיכה. ואתם לא רוצים שזה יקרה מאחורי הגב שלכם. לא חשוב מה אתם מרגישים כלפי זה, עדיף שתדעו מזה, ואז תחשבו עם מנהלים אחרים איך להתמודד עם זה. התנדבות כזו נותנת להם תחושת משמעות חשובה, ותחושת מסוגלות, וזה אומר שהם מקבלים גם אנרגיות שגם מקום העבודה יהנה מהן.
תוך כדי שאתם שואלים את השאלות, נסו לחפש רמזים. איפה היו רוצים לפרט קצת יותר אבל אולי לא מעזים, ואז דחפו אותם בעדינות לספר עוד קצת. תמיד אפשר לשאול בסוף התשובה שלהם – ״זהו? יש עוד משהו שהיית רוצה להוסיף בנושא הזה?״
אחרי שהשיחה הסתיימה, תקדישו חמש דקות לכתוב לכם סיכום בגוגל דוק. וודאו בבקשה שהמסמך הזה הוא אישי, ולא משותף עם אף אחד – לא עם המנהלים שלכם, לא עם משאבי אנוש. זה מסמך שלכם עם עצמכם. אתם מחויבים לעובדים שלכם על הפרטיות הזו, ומה תשתפו אחר כך בעל פה או לא עם אחרים, זה רק על פי מה שירגיש לכם נכון.
זהו, סיימתם את החלק הקשה של המיפוי. ועכשיו בואו נבין מה אפשר לעשות עבור העובדים שלך, ואיך כדאי להתנהג איתם, על פי התשובות ששמעת מהם.
ארבעה טיפוסים, שדורשים פרסונליזציה של ניהול בזמן מלחמה
מאד מאד בגדול, תוכלו למקם את העובדים איפשהו בין הטיפוסים הבאים. אני הולך לציין ארבעה טיפוסים, אבל זה לא כי כל עובד הוא אחד לאחד טיפוס כזה או אחר. הטיפוסים שאציין פה זה המקרה הקיצוני, וכל אחד מהעובדים נמצא איפשהו בגריד בין ארבעתם. יכול להיות שנפגשתם גם בטיפוסים נוספים – אז תוסיפו אותם לעצמכם לצורך המיפוי.
- העובד החרדתי – הוא מלא בחששות ופחדים, בעיקר סביב עניינים שאין לו שליטה בהם. זה אומר שקשה לו לקבל החלטות, והפרודקטיביות שלו נמוכה.
- העובד שנסגר בתוך עצמו – הוא ינסה להימנע כמה שאפשר מאינטראקציות עם חברים אחרים בצוות, או בארגון. התקשורת איתו ירדה. זה מנגנון הגנה – הוא מנסה להגן על עצמו ממתח ואי-ודאות נוספים למה שהוא כבר חווה.
- העובד שרוצה להיות בשליטה – על משימות, על שיחות, על החלטות. הוא מנסה להחזיר לעצמו את השליטה והנורמליות, בתקופה שבה אין הרבה מזה.
- העובד הסטואי – הוא נראה רגוע, כמעט כאילו הכל רגיל. הוא לא משתף יותר מדי את הרגשות שלו, ולא נראה מתוח במיוחד. זה לא אומר שככה הוא באמת מרגיש, אבל זה מה שהוא משדר לפחות. יכול להיות שהוא משתמש בעבודה כמקום לברוח אליו. זה כנראה אומר שהוא מצליח לשמור על הפרודקטיביות שלו.
עכשיו בואו נבין איך כדאי להתנהג עם כל אחד מהטיפוסים האלו (ושוב אני מזכיר, אף עובד או עובדת שלכם לא תהיה בול אחד הטיפוסים האלו, אלו קווי יסוד שיעזרו להבין את העקרונות. ואת הפרסונליזציה הספציפית אני בטוח שתצליחו לעשות בעצמכם. לא סתם בחרו בכם להוביל ולנהל.
העובד החרדתי –
מה לעשות במיידי? שתשבו איתו על פריוריטיזציה של המשימות. בגלל שהפרודקטיביות שלו נמוכה, חשוב שתעזרו לו להבין על מה שווה להתפקס עכשיו, בהנחה שהוא לא יספיק לעשות את כל מה שהוא אחראי עליו, אלא רק חלק. תעזרו להם לפרק את המשימות למשימות קטנות, ולהחליט מה עושים מתי. ואל תדברו איתו על הטווח הארוך, אלא כל פעם כמה ימים קדימה. זוכרים את ה-quick wins מהפרק הקודם? אז זה.
יכולים גם לשלוח לו איזה הקלטת מיינדפולנס טובה אם מצאתם בנטפליקס, או יוטיוב שמראה איך לשחרר סטרס. אל תגידו לו ״תמצא בעצמך״, תשקיעו עשר דקות, תמצאו משהו, ושלחו לו כבר את הלינק מוכן. הוא יעריך את זה.
מה לעשות בשוטף? לעשות לו check ins כלומר לדבר איתו בתדירות גבוהה, ולפי מה שאתם חשים, לווסת את כמות העבודה שלו. תהיו איתו מאד חיוביים, תנו בעיקר פידבקים טובים על הצלחות קטנות, ותרחיקו אותו מקונפליקטים עם חברי צוות עד כמה שאפשר.
העובד שנסגר בתוך עצמו –
אל תלחצו עליו לתקשר אם הוא לא רוצה. תחשבו על זה כמו הורה לטינאייג׳ר – אתם לא צריכים לצפות שהוא יענה לכם, אבל זה לא אומר שאתם מפסיקים להכין לו אוכל ולעשות לו כביסה. כלומר, תהיו שם בשבילו, למרות שהוא מתקשר פחות, אפילו שזה חד צדדי. הטעות הכי נפוצה שראיתי (ובעוונותיי גם נפלתי בה בעבר) היא שבגלל שהוא לא מתקשר הרבה, תתנו לעצמכם הנחה שגם אתם לא צריכים לתקשר איתו הרבה. לא, אתם ממשיכים להעביר מסרים, ולהציע תמיכה. והוא יכול להמשיך להגיד ״הכל בסדר״, ואתם צריכים להיות בסדר עם זה. יש המון משמעות לכך שהוא יודע שאתם שם בשבילו, אפילו אם הוא לא משתמש בזה.
העובד שרוצה להגביר שליטה –
מצד אחד, תזכירו לו את הגבולות, כדי שלא ידרוך על יותר מדי אנשים אחרים בצוות. אבל מהצד השני – חפשו מקום שבו הוא יוכל להתפרע, ולהוביל בעצמו. זו הזדמנות לראות האם יש לו או לה את הפוטנציאל להפוך למנהיגה. אם יש לכם בשלוף איזה קורס דיגיטלי, ספר, או הרצאות על ניהול או מנהיגות – שלחו לו. הוא ינתב את האנרגיות שלו להתפקס במיומנויות מנהיגות, וככה גם יהיה יותר מודע לעניין הגבולות, וגם יצמח בעצמו.
העובד הסטואי –
למרות שהוא טוען שהכל בסדר, יש מצב שהוא פשוט מחביא טוב את הסטרס. אז כל מה שאתם צריכים לעשות איתו, בדומה לזה שנסגר בתוך עצמו, זה לומר לו – ״תזכור, אני פה אם אתה צריך אותי.״ אם יש לכם בארגון יכולת לעזור עם אנשי מקצוע – ספרו לו שיש את זה. לא לקבוע לו פגישה, לא להמליץ לו ללכת – רק לספר לו שיש את זה, כדי שידע.
בואו נסכם את הפרק. דיברנו על ניהול פרסונלי, וכמה חשוב להתנהג לכל עובד על פי מה שעובר עליו, ואיך שזה משפיע על סגנון העבודה שלו וההתנהגות שלו בימים האלו. עברנו על איך צריכה להיראות שיחה כזו, מהן שאלות שיעזרו לכם להוציא את המידע (אני מזכיר שוב – יש לינק למסמך בפרק, תורידו לעצמכם), ואיך למפות לעצמכם את העובדים. לבסוף, דיברנו על כמה טיפוסים קיצוניים, שכל העובדים שלכם כנראה נמצאים איפשהו בין ארבעתם, ומה כדאי לעשות עם כל אחד מהסוגים האלו.
היחס הפרסונלי הייחודי הזה שתתנו לעובדים שלכם, ואפילו עצם העובדה שהם ידעו שאתם יודעים מה עובר עליהם – יבנה בינכם אמון, ויעזור לכם וגם להם – להוציא את המיטב מהם, תוך כדי שהם מרגישים בטוחים, ופחות מתוחים.
ניהול פרסונלי הוא הצעד השלישי כדי להצליח להוביל אותם בשקט, כשהכל מסביב רועש.
תודה שהקשבתם. ואם אתם מכירים עוד מנהלות או מנהלים – שלחו אליהם את הסדרה הזו בוואטסאפ – אולי זה יכול לעזור גם להם.
ותשמרו על עצמכם.