[הטקסט הזה מובא מתוך סדרת שיעורים שנוצרה כדי לתמוך במנהלים בזמן מלחמת חרבות ברזל. כדאי להתחיל בפרק הראשון של לנהל בזמן מלחמה]
ניהול בזמן מלחמה
הי מנהלות ומנהלים. כאן ליאור פרנקל. אנחנו נמצאים בתקופה מחורבנת, אין דרך נעימה יותר לומר את זה. וכאילו לא מספיק כל מה שעובר עלינו – ברמה האישית, המשפחתית, הקהילתית, הלאומית… אנחנו עוברים אבל, כעס, זעם, פחד, חרדה. כאילו כל זה לא מספיק, יש לנו אתגר נוסף משמעותי. והוא לנהל בתקופה כזו מסובכת. כשקשה לדעת כמה רגיש זה מספיק רגיש. כשקשה לדעת אם לנסות לצחוק כדי להפיג את המתח בישיבת צוות זה לגיטימי, או שזה לא במקום. כשקשה להבין כמה מותר או אסור להעיר לעובדת שלנו – כי אנחנו לא יודעים מה בדיוק עובר עליה. וכי העסק, הארגון, הסטארטאפ שאנחנו עובדים בו – גם הוא מנסה לשרוד את התקופה. גם הוא צריך להמשיך להצליח, לשגשג, לצמוח, להביא הכנסות – שהרי הן אלו שמשלמות את המשכורות שלנו ושל העובדים שלנו. איך מאזנים בין הדברים? איך מנהלים בתקופה כזו? ומה איתנו? גם עלינו עוברים המון דברים – אנחנו אמורים להסתיר את זה מהעובדים? לעשות כאילו הכל רגיל?
במילים אחרות – איך מובילים בשקט, כשהכל מסביב רועש?
זוהי השאלה שסדרת הפרקים הזו, תנסה לענות עליה. אני מקווה שאצליח, ולו במעט, ולו בעשרה אחוזים, להקל עליכם את המלאכה החשובה של הובלה וניהול בימים שכאלו. אני לא חושב שיש שום דבר שהוא ״נכון״ או ״מדויק״ לכולם בתקופה שכזו. כל אחד עובר משהו אחר לגמרי, ארגונים שונים לוקחים החלטות שונות בקשר למה עושים ומה לא. אי אפשר ולא כדאי לשפוט אף אחד. ולכן, החומר שיועבר פה יהיה בעיקר מצע שתוכלו להחליט מה לעשות איתו. לאמץ אותו כלשונו אם התחברתם ממש. או לפחות להשתמש בו כבסיס לדיון – עם מנהלים ומנהלות אחרות שעובדות אתכם, ואפילו עם המנהלים שלכם או עם משאבי אנוש.
בואו נתחיל.
לייצר אי של שפיות לעובדים שלכם
בפרק הזה נכנס לנעליים של העובדים שלכם. ננסה להבין מה עובר עליהם, אבל גם – מה תוכלו לתת להם שיכול לעזור להם. איך תוכלו להפוך את מקום העבודה למקום רגוע בשבילם. בטח ביחס לעולם הרועש והמלחיץ שמסביב. פרופסור מולי להד, שהוא מומחה בינלאומי בנושא של חוסן ופסיכוטראומה, מסביר בהרצאות שלו עד כמה יצירת איים של שפיות בתקופה הזו, זה הדבר הכי חשוב כדי להתגבר על מה שעברנו, ואנחנו עוד עוברים. כדי להצליח לחזור לתפקד. יש לכם הזדמנות ליצור אי של שפיות כזה, לעובדים שלכם, במו ידיכם, ובכך לשפר את המצב שלהם – בתוך ומחוץ לעבודה. האם זו לא משמעות גדולה שכבר שווה בשבילה להיות מנהלים?
אבל לפני שנבין איך יוצאים אי של שפיות, בואו נבין מה עובר על העובדים שלכם. כמו אצלכם – גם העולם שלהם הוא לא מה שהיה לפני השבעה באוקטובר. הם קמים כל בוקר לחדשות מלחיצות. חלקם רחוקים מהמשפחה או החברים שלהם – בין אם כי אלו הלכו למילואים, או עברו לאזור אחר בארץ, חלקם טסו לחו״ל. הרבה מהם עובדים מהבית, מפחדים להיות בחוץ כשיש אזעקה. אז הבית חזר להיות גם המשרד, קצת כמו בקורונה, רק בתנאים עוד יותר מלחיצים. בסבירות גבוהה, בבית הזה יש עוד אנשים – שגם הם פוחדים ועוברים תקופה קשה. אולי גם יש שם ילדים קטנים, או סבא וסבתא שהגיעו כי אין להם ממ״ד. הגבולות בין הבית והמשרד מטשטשים.
ויש עוד משהו שמתערבב – והוא הזמן שמתחלק בין להיות מרוכז בעבודה, ללהיות מרוכז בחדשות. לחלק מהאנשים יש בני זוג, או חברים, שדואגים לעדכן אותם בכל ידיעה חדשה – גם אם היו רוצים קצת להתנתק. ואפילו אם קרוביהם בטוחים, ולא קיבלו צו 8, ואין להם אחים ואחיות בצבא, ולא עברו אבל בעצמם – הם עדיין סובלים, בסבירות גבוהה, מאשמת הניצולים. זוהי תופעה פסיכולוגית שבה הם מרגישים רע שהם ניצלו, והם בסדר. האם זה מוסרי שאני לא סובל כמו האחרים? איך זה שאני יכול לצחוק עם החברים, ויש אנשים שההורים שלהם נחטפו לעזה? הדרך בה אנשים מתמודדים עם אשמת הניצולים היא להיות עוד יותר מעורבים. לצרוך עוד יותר חדשות כדי להרגיש מעורבים. או להתנדב איפה שאפשר ולעזור – שזה בסך הכל מאד מבורך.כל אלו יוצרים עומס רגשי גבוה. אבל זה לא הכל –
האם תהיה לי עבודה?
לכל אלו מצטרף פחד אחד נוסף רציני – ״האם העבודה שלי בטוחה?״ האם בעוד שבוע או חודש תהיה לי עבודה? האם הארגון או העסק או הסטארטאפ בו אני עובד ישרדו את הטלטלה הזו?
כמנהלת או מנהל – זה קריטי להכיר בעומסים הרגשיים האלו. המוטיבציות הסטנדרטיות שאנחנו מכירים מעולם העבודה – כמו קידום בקריירה, העלאת שכר, או עד כמה העובדים שלך מרוצים מהעבודה – כל אלו נדחפים למטה, מתכווצים תחת הצרכים הבסיסיים. אם נזכר בפירמידת הצרכים של מאסלו, נבין שרוב העובדים נמצאים עכשיו איפשהו בין שתי השכבות התחתונות – צרכים פיזיולוגיים, וצרכים של בטחון אישי, וצרכים של בטחון תעסוקתי. להיות בריאים ושלמים, להיות בטוחים שתהיה עבודה, ולהשיג איזושהי יציבות פיננסית – חשובים הרבה יותר מלממש את הפוטנציאל, או להפוך לעובד הכי טוב של החודש.
בנוסף, יכול להיות שהעובדים שלכם מתמודדים עם דברים שאתם לא מודעים אליהם. עם אתגרים מנטליים. עם חרדות. עם דכאון. עם הצורך לעזור יותר מהרגיל בבית – כי יש בני משפחה שצריך לעזור להם. המחיר הפסיכולוגי של כל אלו מגיע בצורה של חוסר פוקוס. קשה להם להתרכז, הם פחות פרודקטיביים, הם קופצניים, והם ינסו להתחמק מאינטראקציות חברתיות עם הצוות, או בתוך הארגון.
כל זה לא באשמתכם. הרבה מזה לא בשליטתכם. כמה זה מתסכל, אה?
הדבר הראשון והכי חשוב במקום הזה הוא להכיר בזה שכל תגובה למצב היא נורמלית. לזכור שאסור לנו לשפוט. במצב לא נורמלי, כל תגובה היא נורמלית, וכל לחץ רגשי הוא הגיוני. זה בסדר שאין לכם את כל התשובות לכל השאלות, ואתם לא אמורים להפוך לפסיכולוגים או מטפלים של העובדים שלכם. ממש לא. אבל אתם כן צריכים לנשום עמוק, ולזכור מה עובר עליהם. מה שאתם רואים ומצליחים לדמיין, ועוד כמה דברים שהם אולי מסתירים מכם.
אז איך תוכלו לנסות לייצר להם אי של שפיות? אציע לכם שלושה דברים שתוכלו לספק לצוות.
אי של שפיות: לייצר תחושה של יציבות
הדבר הראשון והחשוב ביותר, הוא תחושה של יציבות. בסביבה בה הכל מבולגן, רועש, ולא ברור מה יהיה בשבוע הבא – יציבות זו מתנה שאתם, ומקום העבודה, יכולים לתת להם. למעשה, אתם עשויים להיות הדבר היציב היחיד בחיים שלהם בתקופה הקרובה. איך מייצרים יציבות? על ידי תיאום ציפיות בהיר, באמצעות תקשורת תדירה, פתוחה, ונעימה, ובאמצעות קונסיסטנטיות. בואו נפרוט את זה קצת –
נתחיל מתיאום ציפיות. תיאום ציפיות לא אומר רק ״בואו נבין מה המשימות והדדליינים״ – שזה מה שאתם כנראה עושים כבר בשגרה. תיאום ציפיות זה אומר שמדברים מחדש, על כל מה שנחשב מובן מאליו. איך הצוות עובד עכשיו? האם יש תהליכים חדשים? האם עובדים בשעות אחרות? אולי קיבלתם הוראות ספציפיות מצוות משאבי האנוש בארגון שלכם. וכבר העברתם או שלחתם את זה לצוות שלכם. אבל אל תניחו שכולם זוכרים, או כולם קראו, או כולם היו מרוכזים כשהעברתם להם את זה. תזכירו להם שוב ושוב מה מצופה מהם ברמה הכי בסיסית – האם באים למשרד? האם השעות שונות? מה עושים אם יש אזעקה? האם יש בירוקרטיות שאפשר להימנע מהן כרגע? האם השתנו היעדים של החברה לרבעון, או לחודש, או לשבוע הבא?
תחזרו על עצמכם כמה שצריך. אפילו כל יום. יש לכם עובדים שלא הכל ברור להם, אבל הם מפחדים לשאול. למה? כי הם מפחדים על העבודה שלהם עכשיו, או כי הם יודעים שקשה להם להתרכז, והם לא רוצים להיראות חלשים בעיניכם. אז תנדבו להם את המידע. כמה שיותר תקשורת יותר טוב. בסטארטאפ שהייתי בו שותף, בתקופות הקשוחות של הקורונה עברנו למתכונת של ישיבת צוות קצרה כל בוקר. לא עברנו כל פעם על כל המשימות, במיוחד אם הן לא משתנות ברמה היומית. אבל זה נתן לי הזדמנות כמנהל להזכיר כל בוקר מחדש מה קורה עכשיו. ולוודא שגם אם יש מישהי ששכחה, היא תיזכר. וזה נתן לי הזדמנות לראות את הפרצופים של כולם, ולנסות לגשש אם יש מישהו שלא בטוב. אגב, אין משהו שהוא טאבו בפגישות האלו. לפחות לא בימים אלו. מותר לדבר על הכל. גם על המצב אם למישהו יש צורך. ומותר לתת לרגשות לצאת. זו לא אמורה להיות הפגישה הכי פרודקטיבית בעולם.
חלק מאנשי הצוות שלכם ייפתחו יותר, וחלק פחות. יש כאלו שיעצבן אותם נושאים שאחרים מעלים. אבל אין מקום לשיפוט בזמן הזה. שוב – זוהי תקופה לא נורמלית, ולכן כל תגובה למצב היא נורמלית. אתם צריכים לומר את זה בקול רם לצוות שלכם, כדי שכולם יבינו את זה. כל תגובה למצב הלא נורמלי הזה, היא נורמלית.
אז ישיבות צוות יומיות קצרות – זה מצוין. ואם זה יותר מדי, אפשר פעם ביומיים שלושה. אבל פעם בשבוע עכשיו זה פחות מדי לתחושתי. תעדכנו גם במה שעובר על החברה – עד כמה שאתם יכולים לשתף. אם אין משהו חדש, תחזרו שוב על מה שאמרתם בפעם שעברה. תזכרו שרמת הקשב נמוכה, חלק מהמשתתפים בישיבה תוך כדי שמקשיבים לכם הם קוראים חדשות, אז אל תפחדו מחזרתיות. ותשתפו גם אם לא הולך טוב. כן, אולי לא נעמוד ביעדים שלנו. אולי יהיו פחות לקוחות. זה לא מפתיע, וזה קורה בכלל המשק. אבל חס וחלילה אל תהפכו את זה להאשמות, אפילו לא ברמיזה. זה המצב, והם יעריכו את השקיפות והפתיחות שלכם.
ובאותה נשימה בואו נעבור לדבר השני שחשוב שתספקו להם, והוא – תקווה, והסתכלות קדימה.
אי של שפיות: לתת תקווה והסתכלות קדימה
העובדים שלכם נבונים. הם יודעים שהמצב קשה, – כנראה גם בעסק. אפילו אם לא תספרו – הם יקראו על זה בעיתונים. ואתם לא רוצים שהם יחששו לעבודה שלהם. וכל עוד החשש לא אמיתי, אין סיבה לתת להם להרגיש ככה. ולכן, כדאי, וצריך (!) לתת להם תקווה. לא במובן המדיני, או של המלחמה – כי אנחנו לא מבינים בזה יותר מדי, ולא יודעים מה הולך לקרות. אלא, בבית הקטן שלנו. בצוות, במחלקה, בארגון שלנו. אני לא מדבר על אופטימיות. אופטימיות זו תכונה, זה לא משהו שאפשר פתאום לאמץ. אני מדבר על לייצר תקווה. להשמיע תקווה בזמנים כאלו זה סופר חשוב. להסביר שאנחנו יכולים לצאת מזה, ולהמשיך להשיג את היעדים שלנו. להסביר שאנחנו מאמינים בכם, העובדים, ובזכותכם ויחד אתכם נצליח להתקדם. ואם קשה לכם לדבר על העתיד הרחוק, או שאתם לא מאמינים לזה בעצמכם, פייר אינאף – אל תשקרו או תגזימו אף פעם. תתרכזו בעתיד המאד קרוב. במשימות קטנות, בפרויקטים קצרי טווח, ותדברו עליהם, ואיך נגיע לעשות אותם. גם אם בקצב יותר איטי ממה שאנחנו רגילים. תנו להם תחושה שאפשר לסיים אותם. ושהם מסוגלים לגרום לזה לקרות. ואיך בדיוק נעשה את זה. למרות ועל אף התנאים המסובכים.
לתת לצוות שלך משימות קטנות שאפשר להשיג בהן quick wins זו דרך מעולה להזכיר להם שיש תקווה. זוכרים שדיברנו על מה שבשליטה שלנו ומה שלא? ושהחרדה והמתח יורדים כשיש דברים שהם בשליטתנו? אז אותו הדבר לגבי הצוות שלך. תן להם את התחושה שיש דברים שהם בשליטתם, וזה יעזור להם להירגע. ואם אתה מהמנהלים האלו שמרשים לחגוג ולהתלהב רק אחרי שרואים איך משימה לא רק בוצעה, אלא גם הזיזה את המחט עבור החברה? אז עכשיו תהיה קצת יותר קליל. תחגוג את העשייה, גם לפני שהבנתם האם היא יצרה הצלחה או לא.
אי של שפיות: ליצור הזדמנויות לא להיות לבד
הדבר השלישי שתוכלו לתת לצוות שלכם במתנה הוא עוד הזדמנויות לא להיות לבד. אחד הדרכים המשמעותיות להפחית מתח אצל אנשים עכשיו, זו תחושת הקהילה שמתקבלת כשעושים דברים יחד. לא סתם נולדו עכשיו המון קבוצות של מתנדבים. זה לא רק מתוך צרכים שעלו, וזה לא רק ה״ישראליות״ שלנו. פסיכולוגים של אסונות מסבירים שזה משהו שרואים הרבה פעמים בקהילות מיד אחרי אירועים קשים. התאחדות. זה כנראה משהו פרימיטיבי שיש לנו בגנים – לרצות להישען על בני השבט שלנו, כשאנחנו חשים בסכנה.
יכול להיות מאד שבצוות שלכם יש אנשים שלא התנדבו לשום חמ״ל, או שלא הצטרפו לקהילה. יכול להיות שיש רווקים, או גרושים, או כאלו עם מעט אנשים לחלוק איתם את התקופה הזו. ואתם יכולים לספק להם את ההזדמנות להיות יותר יחד עם אחרים. מה זה אומר פרקטית? ששווה לעודד אותם לעבוד יחד, גם על דברים שהיו רגילים לעשות אותם לבד. אפשר להעלות לדיון החלטות שאתם רוצים לקחת, ולהתייעץ עם הצוות על דברים שבדר״כ הייתם מחליטים עליהם לבד. וזה אומר שבגלל שהרבה מהם לא מאד פרודקטיביים, אפשר לנסות לתת להם משימות שיעשו ביחד.
בואו נסכם את הפרק הזה. האנשים שלכם נמצאים תחת מעמסה רגשית גדולה עכשיו. אליה מצטרף הפחד – האם העבודה שלי בסכנה? ולכם יש הזדמנות כמנהלים. אתם יכולים לייצר להם אי של שפיות. ובכך, להשפיע לטובה על המצב שלהם. שלושת הדברים שחשוב שתתנו להם עכשיו הם – (1) יציבות – שגרות עבודה, תקשורת פתוחה ואמפטית, (2) תקווה וראיה על עתיד חיובי במגרש הקטן שלכם, ו-quick wins ו-(3) הזדמנויות להיות יחד – לעשות יותר משימות יחד, לקחת יותר החלטות יחד, כדי להרגיש שהם לא לבד. שיש על מי להישען.
שלושת הדברים הללו יפחיתו, ולו רק בקצת, את המתח שיש עליהם. מקום העבודה שלהם, והמנהיגים שלהם – אתם ואתן, יכולים להיות המקום הרגוע שלהם בחיים עכשיו.
זהו הצעד השני כדי להצליח להוביל אותם בשקט, כשהכל מסביב רועש.
תודה שהקשבתם. ואם אתם מכירים עוד מנהלות או מנהלים – שלחו אליהם את הסדרה הזו בוואטסאפ – אולי זה יכול לעזור גם להם.
ותשמרו על עצמכם.