[הטקסט הזה מובא מתוך סדרת שיעורים שנוצרה כדי לתמוך במנהלים בזמן מלחמת חרבות ברזל. כדאי להתחיל בפרק הראשון של לנהל בזמן מלחמה]
לנהל בזמן מלחמה
הי מנהלות ומנהלים. כאן ליאור פרנקל. אנחנו נמצאים בתקופה מחורבנת, אין דרך נעימה יותר לומר את זה. וכאילו לא מספיק כל מה שעובר עלינו – ברמה האישית, המשפחתית, הקהילתית, הלאומית… אנחנו עוברים אבל, כעס, זעם, פחד, חרדה. כאילו כל זה לא מספיק, יש לנו אתגר נוסף משמעותי. והוא לנהל בתקופה כזו מסובכת. כשקשה לדעת כמה רגיש זה מספיק רגיש. כשקשה לדעת אם לנסות לצחוק כדי להפיג את המתח בישיבת צוות זה לגיטימי, או שזה לא במקום. כשקשה להבין כמה מותר או אסור להעיר לעובדת שלנו – כי אנחנו לא יודעים מה בדיוק עובר עליה.
וכי העסק, הארגון, הסטארטאפ שאנחנו עובדים בו – גם הוא מנסה לשרוד את התקופה. גם הוא צריך להמשיך להצליח, לשגשג, לצמוח, להביא הכנסות – שהרי הן אלו שמשלמות את המשכורות שלנו ושל העובדים שלנו. איך מאזנים בין הדברים? איך מנהלים בתקופה כזו? ומה איתנו? גם עלינו עוברים המון דברים – אנחנו אמורים להסתיר את זה מהעובדים? לעשות כאילו הכל רגיל?
במילים אחרות – איך מובילים בשקט, כשהכל מסביב רועש?
זוהי השאלה שסדרת הפרקים הזו, תנסה לענות עליה. אני מקווה שאצליח, ולו במעט, ולו בעשרה אחוזים, להקל עליכם את המלאכה החשובה של הובלה וניהול בימים שכאלו. אני לא חושב שיש שום דבר שהוא ״נכון״ או ״מדויק״ לכולם בתקופה שכזו. כל אחד עובר משהו אחר לגמרי, ארגונים שונים לוקחים החלטות שונות בקשר למה עושים ומה לא. אי אפשר ולא כדאי לשפוט אף אחד. ולכן, החומר שיועבר פה יהיה בעיקר מצע שתוכלו להחליט מה לעשות איתו. לאמץ אותו כלשונו אם התחברתם ממש. או לפחות להשתמש בו כבסיס לדיון – עם מנהלים ומנהלות אחרות שעובדות אתכם, ואפילו עם המנהלים שלכם או עם משאבי אנוש.
בואו נתחיל.
להחזיר את העובדים לשגרת חירום ופרודקטיביות כמעט מלאה
הגיע הזמן שנדבר על הפיל שבחדר. איזה פיל? הפיל של להחזיר את העובדים שלנו למצב של פרודקטיביות כמעט מלאה. למה זה פיל? כי איך אפשר בכלל לשים גבולות לאנשים עכשיו. האם זה לגיטימי לומר לעובדים שהם לא עובדים ״מספיק קשה״? האם זה לא משהו ממש לא רגיש לעשות? האם זה לא חצוף? לא במקום? או כמו שאוהבים לומר בימינו – זה ״לא הזמן״?
תלוי. כן, יכול להיות שעבור חלק מהעובדים שיחה כזו היא לא במקום עכשיו. אבל לחלק לא קטן מהם זה לגמרי לגיטימי. יותר מזה, זה חשוב. עבורכם, אבל גם עבורם. הם צריכים להיכנס לשגרה – גם אם זוהי שגרת חירום. אחרי הכל, העסק שאתם עובדים בו, משלם לכולם משכורות. ועם כל הכאב, והצער, והרצון של רבים מאיתנו להיות צמודים רק לחדשות – אין ברירה. צריך להמשיך להצעיד את העסק קדימה – אחרת – לאותם עובדים תהיה בעיה גדולה יותר. בנוסף לכל החרדות והתקופה הקשה – הם יצטרכו גם לחפש עבודה.
אז איך עושים את זה? כלומר, איך מחזירים עובדים לשגרה ברגישות? בזה יעסוק הפרק. נדבר על איך לעשות את השיחה הזו, ועל מה אפשר, ומה אולי לא כדאי לעשות כשמציבים את הגבולות האלו.
זוכרים את המיפוי שעשיתם לעובדים שלכם? זה שדיברנו עליו בפרק של ״ניהול פרסונלי״? המיפוי הזה יאפשר לכם קודם כל להחליט עם מי מהעובדים אתם יכולים לדבר על חזרה לשגרת חירום, ועם מי פחות. הטיפוס החרדתי, שנמצא עכשיו בפרודקטיביות נמוכה גם ככה, ומתקשה להתרכז מתוך פחדים אמיתיים – איתו הייתי מציע לחכות. הוא יודע שהוא לא פרודקטיבי, יש לו כבר רגשות אשם בקשר לזה, והוא כבר מדמיין שאתם חושבים עליו שהוא לא עובד מספיק, ומתכננים לפטר אותו. אין צורך לזרוק עוד זרדים למדורת החרדות שלו – זה לא יגרום לו להתאפס. אולי בעוד חודש, חודשיים, אבל כרגע זה באמת לא יקדם אתכם.
עם שאר הטיפוסים אפשר לדבר. אבל שוב – השיחה צריכה להיות מותאמת אישית לכל עובדת ועובד, על פי איך שהם מגיבים למצב – כדי לדעת באיזו רגישות לנקוט, ובהתאם לתמונת המצב האמיתית של הפרודקטיביות שלהם.
השלב הראשון הוא לעשות הערכת מצב. פר עובד. לא לקפוץ למסקנות, ובטח לא להכליל את כולם יחד. לזרוק אמירות קולקטיביות של ״חבר׳ה, מצטער, אתם חייבים להתאפס, אין לנו ברירה״ – כשאתם זורקים אותם לאנשים שלהם זה רלוונטי, אבל גם לאלו שעושים מאמצים כבדים כדי שזה לא יהיה ככה – יכול לעשות לכם נזק. אלו שהתאמצו ירגישו ״הי, המנהל שלנו חושב שכולם ככה. אז חבל שאני מתאמץ. אולי אני גם אוריד הילוך.״
אז נתחיל דווקא מאלו. אלו שאתם רואים שהם עושים מעל ומעבר כדי לקיים שגרת חירום. הם עומדים במשימות שלהם, וגם אם הדדליינים מתאחרים מעט – זה לא יותר מדי. ממש כמו בשגרה, גם אז אף פעם לא כולם עמדו בזמנים, נכון? גם עם העובדים האלו שווה לעשות שיחה קצרה. אבל התוכן שלה הוא דווקא נעים – תנו להם פידבק חיובי. ״שתדעי לך שזה לא עובר לידי, שאפילו שהתקופה הזו כזו קשוחה, את מצליחה לתפקד, ואני בטוח שזה דורש ממך מאמצים גדולים. אני רואה אותך.״ שיחונת קצרה. לא הודעה, תשקיעו בהם את השתי דקות טלפון, אתם תעשו להם את היום, ועל הדרך גם תזריקו להם עוד קצת מוטיבציה.
ועכשיו לשאר. אלו שבאמת צריכים להתאפס. אלו שהפרודקטיביות שלהם ירדה בחצי, או בשני שליש, ואתם באמת ובתמים מרגישים שאין יכולים לעשות יותר. לא כי צריך או כי נדרש, אלא כי אתם באמת מאמינים שהם יכולים, בהינתן איך שהם לוקחים את התקופה הזו.
איך מתכוננים לשיחה הזו: כמו בכל שיחת פידבק טובה, אתם רוצים להכין לכם נקודה אחת או שתיים, שסביבה תוכלו לנהל דיון ענייני. לדוגמה, חשבו על משימה ספציפית שתקועה הרבה יותר זמן ממה שהיתה אמורה לקחת. זה תמיד נכון לפידבקים, אבל בטח נכון לתקופה הנוכחית – אתם לא רוצים לצאת בהצהרות כלליות כמו ״שמתי לב שאתה זורק לאחרונה״ – כי מה שזה יגרום זה לקורבניות ומגננה מידיים. הם יגידו, או לא יגידו אבל יחשבו ״תגיד, מר מנהל, אתה לא חושב שאתה חצוף?! אתה לא רואה מה עובר על המדינה? אתה יודע שאני מכיר מישהו שמכיר מישהו שהיה במסיבה ההיא?!״ וכו׳, הבנתם למה אני מתכוון. אז אנחנו לא רוצים חס וחלילה להגיע למקומות האלו, אלא לדבר על משהו ספציפי, וענייני, ובכך להדגים את העובדה שיש גבול למה שאנחנו מוכנים לספוג.
תסריט שיחה כדי להחזיר עובדים לשגרה
המשפט הפותח של השיחה יכול להישמע ככה למשל ״הי, איך אתה? רציתי לשמוע שאתה בסדר.״ ואז לעשות הפסקה, ולהמתין לתשובה. אם יש משהו סופר רגיש שלא ידעתם עליו, אולי עכשיו תגלו אותו – ועוד יש לכם זמן לעשות אחורה פנה ולמנוע מעצמכם את חוסר הרגישות. אבל כנראה שתשמעו משהו כמו ״אתה יודע, קשוח עכשיו. תקופה מסובכת. הרבה בחדשות.״
ואז, אחרי שהקשבתם, תמשיכו. ״תודה שאתה משתף. כן, זו תקופה מסובכת גם אצלי. [ואז אפשר גם לשתף משהו אישי אם יש – תמיד טוב להיות אותנטי ופגיע, זו הזדמנות מצוינת להתקרב ולגרום לעובד שלך ללמוד גם עליך.] אבל למרות שקשה לי, ואני בטוח שגם לך, אתה בטח יודע שיש לצוות שלנו ולארגון שלנו מחויבויות. למחלקות אחרות, וללקוחות שלנו, ואפילו לעצמנו כעסק. אתה בטח יודע שהתקופה הזו קשה כלכלית לכל העסקים. אנחנו חייבים להמשיך לתפקד. אז רציתי לדבר על המשימה שדיברנו עליה ביום שני האחרון. עבר מאז שבוע, וזה לא התקדם יותר מדי. איך היינו יכולים לחזור לקצב קצת יותר גבוה, כדי שנקדם את המחויבויות שלנו לדעתך?״
שימו לב, זה לא נעים לומר משהו כזה בתקופה כזו. אבל אסור לזלזל באינטליגנציה של העובדים שלנו. הם ילדים גדולים, והם מבינים שעסק לא יכול לשרוד אם העובדים שלו רק יראו חדשות. והם יודעים שהמדינה לא עושה יותר מדי כדי להציל את העסקים.
הפורמט הזה שבו אתם קודם כל אמפטיים למצב שלו, על אמת, ורק אחרי כן מדברים על פרודקטיביות, וגם – לא באופן כללי או מאשים, אלא על משימה אחת ספציפית, שהיא בעצם המנוף שלכם לדבר על פרודקטיביות בצורה כללית – זה פורמט רגיש דיו. לעובדים יש אחריות, והם צריכים לעמוד בה. והם צריכים לדעת שלמרות שאתם מנהלים (אני מקווה לפחות) רגישים, ונתתם להם זמן לצאת מההלם, אתם גם יודעים לשים גבולות, ויודעים להחזיר אותם בחזרה לשגרה.
סיימנו את זה בשאלה. אבל לא בטוח שלעובד מולכם תהיה תשובה יותר מדי מתוחכמת. סיכוי סביר שהוא או ינסה לספר לכם שבעצם הכל מתקדם, ורק אתם לא הייתם מודעים לכך (אולי הוא צודק ואולי לא). או, שהוא יגיד משהו כמו ״בטח, בטח, אני חייב להתאפס על עצמי״ – שזה גם טוב לשמוע, אבל זו עדיין לא תוכנית.
אז אלא אם לעובד היתה תוכנית מפורטת משל עצמו, כדאי שאתם תבואו עם אחת. תנסו לבלוע את העובדה שעד עכשיו הוא לא התקדם עם המשימה, ו״תאפסו״ בראש שלכם את השעון, ותתחילו כאילו מהתחלה. הנה מה שהיינו רוצים להשיג, הנה מה שצריך להשיג, והנה לוח זמנים שנראה לנו ריאלי. זה נראה לך ריאלי גם? יופי, מעולה. נדבר בעוד כמה ימים שוב כדי לראות איך היתה התקדמות? מעולה, תודה. ברור לך שלא היה לי נעים לעשות את השיחה הזו, אבל כולנו – גם אתה וגם אני – צריכים לחזור לתפקוד כלשהו, ולשגרה בחירום.״
מה עושים אם עובד לא מקבל את זה בטוב?
התנגדות מצד העובד זה משהו שאפשר להריח עוד מתחילת השיחה. שימו לב לדברים קטנים שיכולים לסמל לכם שזה לא הולך להיות קל. שילוב ידיים, או התחמקות מקשר עין נגיד. נסו לנחש אם מדובר במצוקה, או במישהו שמנחש שהוא הולך לקבל פידבק לא נעים. אם זה הראשון – תשקלו האם שווה לדחות את השיחה בעוד יום יומיים. אבל אם זה השני, יש איך להתמודד עם זה.
אם יש התנגדות בהתחלה או באמצע השיחה – שימו לב שאתם לא הופכים גם למתגוננים. תישארו שקולים. תזכירו לעצמכם בראש את הסיבה לשיחה הזו, כדי שלא תתקפלו. המטרה היא לא לנצח בויכוח, אלא פשוט לא להתנצח. אם העובד לא קיבל את זה טוב, אתם יכולים להגיד משהו כמו ״אני מרגיש התנגדות מהצד שלך, וזה לגמרי מובן בגלל המצב והמתח שאנחנו נמצאים בו. המטרה שלי היא למצוא פתרון שיעזור לך לתפקד הכי טוב שאתה יכול בהינתן המצב המסובך הזה, ושגם יענה על היעדים של הצוות שלנו. אז בוא נחשוב יחד – מה יגרום לזה לקרות?״. אם זה לא משתפר, אתם יכולים לנסות לסחוט את זה עוד קצת – אולי תגלו שיש סיבה נוספת שעומדת מאחורי ההתנגדות? תשאלו ״איך אתה מרגיש לגבי העומס שיש עליך כרגע?״
שימו לב שלעשות את השיחה עצמה, זה לא החלק המסובך. החלק המסובך הוא איך אתם שולטים באמוציות שלכם תוך כדי השיחה. איך אתם לא מצד אחד מתנצלים, או מתקפלים אחרי ההתנגדות הכי קטנה. ומצד שני אתם נשארים רגישים – לא מאשימים, לא תוקפים, אלא רוצים לדבר רק על העניין עצמו – יש לנו משימה, לעמוד ביעדים, ובוא נבין איך כן מגיעים לעשות את זה.
אחרי שסיימתם את השיחה, תשקיעו שתי דקות בלכתוב סיכום קצר במייל, ושלחו את זה לעובד כדי שזה יהיה לשניכם מתועד, והוא ידע שאתם רציניים ואתם מתכוונים לבדוק איתו בעוד כמה ימים איך מתקדמים הדברים.
להחזיר ככה כל אחד מהעובדים לשגרת חירום בנפרד, זה הרבה עבודה. אבל זה שווה את זה. זו העבודה שלכם. אתם מנהלים, אתם צריכים את המשאבים שלכם, ושוב – אלא מדובר בטיפוס שאין סיכוי שיצליח להיות פרודקטיבי, או שמדובר במקרה מאד רגיש – זו האחריות שלכם להחזיר את העובדים שלכם לעבוד. זו עדיין לא יגיע ל-100% שאתם מכירים מפעם, אבל זה יוכל להשתפר משמעותית.
המשימה הבאה שלכם היא לשים לכם ביומן את פגישת ה-follow-up, ולחזור לאותו עובד, ולבדוק האם הדברים מתקדמים כמו שסיכמתם. נכון, זה קצת מיקרו-מנג׳מנט, שאני אישית מאד לא מאמין בשיטה הזו. אבל שימו לב, זה שאתם עושים פגישת פולואפ אחת, זה לא אומר שמעכשיו אתם צריכים להפוך למיקרו-מנג׳ר. זה לא אומר שכל יומיים תבדקו מה קורה עם המשימה. אבל בלי הפגישה המסוימת הזו, העובדים שלכם ידעו שאתם מחרטטים. פעם אחת תספיק כדי שידעו שאכפת לכם מלוחות הזמנים, ולא אמרתם את מה שאמרתם סתם.
ומה באשר לישיבות הצוות? האם גם שם כדאי להעביר מסרים שיחזירו את העובדים לשגרה?
בוודאי. זה לא אומר שהישיבות חוזרות להיות בדיוק מה שהיו פעם. אנחנו עדיין רגישים. ואנחנו ממשיכים לספק אי של שפיות, זוכרים את הפרק על זה? ואנחנו מאפשרים גם תגובות רגשיות, ואנחנו הרבה יותר סבלניים. אבל בנוסף לזה, אנחנו גם משדרים מסרים של שגרה. שגרת חירום, אבל עדיין שגרה. בכל ישיבה אנחנו יכולים לומר משהו כמו ״תודה לכל אחד ואחת מכם שאתם לוקחים חלק, כדי להחזיר את הצוות שלנו להיות פרודקטיבי, ולארגון שלנו להיות במקום בטוח יותר בתקופה המאתגרת הזו.״
בואו נסכם את הפרק הזה. אתם צריכים את העובדים שלכם בחזרה. אין ברירה. למעט אלו שנמצאים במקום רגשי מאד קשה, עם האחרים אפשר לדבר. הדרך להחזיר אותם היא לעשות שיחה אישית עם כל אחד ואחת בנפרד. ושם, להבהיר שאנחנו צריכים למרות המצב להמשיך לעמוד ביעדים שלנו, לעשות את המשימות שלנו, ולנסות להבין יחד איתם איך לגרום לזה לקרות.
זהו התפקיד שלכם כמנהלים, וזו המחויבות שלכם לארגון. גם העובדים בסופו של דבר ירוויחו מזה – כי הם יחזרו לאיזושהי שגרה של עשייה, וזה יהיה עבורם מקום של תקווה והצלחה, בתוך המצב הנוכחי.
תודה שהקשבתם. ואם אתם מכירים עוד מנהלות או מנהלים – שלחו אליהם את הסדרה הזו בוואטסאפ – אולי זה יכול לעזור גם להם.
ותשמרו על עצמכם.