איך להצליח להגשים את המטרות שלנו

פוסט אורח | גבריאלה ניר

תקופת הקורונה היא תקופה מדהימה לעצור ולחשוב איפה אנחנו ואיפה אנחנו רוצים להיות. מין הזדמנות לעצור ולחשוב לאן אנחנו באמת רוצים להגיע, מה באמת חשוב לנו בחיים, מה באמת משמח אותנו ממלא אותנו משמעות, אחרי שהעננה של מה שנוצץ בעיני אחרים מתפוגגת ואנחנו נשארים עם מי שאנחנו באמת.

אבל איך גורמים לחזון הזה לקרות? איך גורמים לו באמת להפוך מתמונה בראש למשהו שקורה באמת?

---

תאמ”לקו לי

לכולנו יש דברים שאנחנו רוצים להגשים בחיים, אבל כדי שהם באמת יקרו צריך מתודה, דרך שתעזור לנו לתרגם את החזון היפה שבראש לכדי צעדים פרקטיים ביום יום. אני מציעה בפוסט הזה להשתמש בשיטת מטרות ויעדים ארגונית (OKR) וליישם אותה על עצמנו. באופן אישי, אני מייצרת לי מטרות ויעדים ב-4 קטגוריות שבחרתי לי: אישי, זוגי, משפחתי ומקצועי. ואני בוחרת להסתכל עליהם לטווח זמן של רבעון קדימה. אפשר גם לחצי שנה או שנה. השיטה היא שלכל קטגוריה שבחרנו מבצעים את הצעדים הבאים:

שלב 1 – החלטה על המטרות (Objectives) שלי: קביעה של עד 3 מטרות (“מציאות רצויה”) לכל קטגוריה. 

שלב 2 – החלטה על היעדים (Key Results) שלי: לכל מטרה אני קובעת מה היעדים שאם אעמוד בהם אשיג את המטרה.

שלב 3 – תרגום לתוכנית עבודה חודשית, ולמשימות שבועיות ויומיות (Actionable Items ): אני מתרגמת את היעדים שקבעתי לכדי תוכנית עבודה קונקרטית חודשית: מה אני צריכה לעשות בכל חודש כדי שבתום 3 החודשים אני אצליח לעמוד ביעדים שהקצתי לעצמי. כל שבוע אני עוברת על התוכנית החודשית וקובעת מה המשימות השבועיות ומדי יום, גוזרת משימות לאותו היום. 

שלב 4 – בקרה עצמית ודיוק :(Retrospective) בעיקרון בסוף כל שבוע אני בודקת את אחוז ההצלחה שלי: מוסיפה 1  להצלחה, 0 לאי עמידה ביעד, מתוך סך הנקודות שיכולתי להשיג באותו שבוע. האחוז אמור לעמוד על אזור ה-70%. אבל יותר חשוב מהציון המספרי זה היכולת להסתכל על השבוע ואז על החודש ואז על הרבעון ולומר – מה עבד לי בתהליך? מה לא עבד לי בתהליך? מה צריך לשפר ומה לשמר? וזה השאלות החזקות שמשפרות כל פעם את העשייה.

אני מצרפת בסוף גם תבנית עבודה שתוכלו להטמיע את השיטה בעצמכם.

לאוהבים להבין

אז יש לי רשימה של מטרות שאני רוצה להשיג. אני לא רוצה שהן יתאדו לאוויר במקרה הרע או שרק הקלות שבהן יקרו במקרה הטוב. יש לי החלטות ומחשבות מהותיות ואני רוצה להצליח להשיג אותן! אז איך אני גורמת להן לקרות? 

ישנה שיטה הנקראת OKR שהיא שיטה לקביעת מטרות והיעדים שהומצאה באינטל ונמצאת בשימוש נרחב של כל מיני חברות הייטק, בראשן גוגל. לאחר שעזרתי להטמיע אותה במספר ארגונים, החלטתי לפני כשנתיים שאני מיישמת את השיטה הארגונית הזו על עצמי. זו השנה השניה שבה מדי רבעון אני קובעת לעצמי יעדים ומטרות וכיום יותר מבעבר אני מצליחה להשיג ולממש את כל היעדים החשובים לי!

אתחיל בלהסביר קצת על המתודולוגיה ובעיקר על היישום שלי לשיטה. לאורך הפוסט תראו חלקים מתוך התוכנית שלי לרבעון 1 של 2019 ומזמינה אתכם להשתמש בפורמט המצורף.

מאוד בקצרה על שיטת ה- OKR

כמה מילים על שיטת ה- OKR: למעוניינים להרחיב, זה הלינק לפוסט המלא.

OKR הם ראשי תיבות שלObjectives and Key Results , כלומר מטרות והישגים נדרשים, או יעדים.

השיטה אומרת שראשית יש לקבוע Objectives: מטרות, תתאר במשפט איך צריכה להיראות המציאות שאתה רוצה לייצר, לאן אתה רוצה להגיע.

לאחר מכן, כל מטרה כזו צריך לפרוט לKey Results-: יעדים, עדיף כמותיים, שאם נעמוד בהם נתקדם או נשיג את המטרה, את ה- Objective שהגדרנו לעצמנו.

דוגמא קלילה:

המטרה היא שאני אוכל באופן בריא יותר ואכניס את הספורט לתוך שגרת הפעילות.

יעדים כמותיים אפשריים יהיו: 

1. לאכול בשבוע לפחות 3 ארוחות צהריים המבוססות רק על ירקות וחלבונים.

2. להתאמן לפחות פעמיים בשבוע

3. לא לאכול כלל פחמימות וסוכרים ב-3 מתוך 7 ימים בשבוע

המדד שילווה אותי להחליט על הצלחה / כישלון הוא מספר השבועות מתוך הרבעון בהם עמדתי ביעדים הללו (התאמנתי פעמיים בשבוע, אכלתי 3 ארוחות צהריים של ירקות וכו’). אבל מה זה הצלחה? 50% מהשבועות? 75% מהשבועות? אז זה תלוי בנו. לפי השיטה מכוונים להצלחה ב-70% מהשבועות. גיליתי שגם עבורי זה שאפתני מספיק אך לא מתסכל.

יישום השיטה על עצמי

קטגוריות תחומי החיים

ראשית כל, כדאי לחלק את החיים לקטגוריות. גיליתי שהמטרות שלי מתחלקות ל-4 תחומי חיים מרכזיים או קטגוריות: אישי, זוגי, משפחתי ומקצועי. ובתוך כל אחת מהקטגוריות יש לי מטרות להשיג ויעדים שיעזרו לי להגיע אל המטרה. לא כל הקטגוריות נולדו שוות בהיקף העשייה, מידת הפירוט וכו’ וזה בסדר גמור. 

החלוקה הזו לפי תחומי חיים אינה חובה כלל, אבל גיליתי שהיא עוזרת לי לעשות סדר באופן שבו אני מסתכלת באופן קצת מרוכז לכל תחום חיים ומה המטרות שלי בו. בסוף התהליך אנחנו צריכים להסתכל שוב על התוצאה הכוללת ולראות היכן מטרות משפיעות בין תחומי חיים. נניח אם החלטתי לפרוץ בקריירה מטורפת אבל גם לשפר את האיזון בין הבית למשפחה, אז אני אמצא את עצמי בקונפליקט. 

טווח הזמן של ההסתכלות שלי

בעבר הייתי עושה חשבון נפש כזה אחת לשנה שלמה. מאז גיליתי שהחיים דינמיים ועברתי להסתכלות יותר קצרת טווח ואני עוברת ומעדכנת את המטרות והיעדים שלי אחת לרבעון. וכך שומרת לי את הגמישות לראות עוד רבעון איך הולך לי ואיפה אני רוצה למקד את עצמי מחדש. פעם בשלושה חודשים, חוזרת לקטגוריות ומחליטה מחדש על המטרות והיעדים שלי רק לרבעון הקרוב.

שלב 1: החלטה על המטרות (Objectives) – לאן רוצים להגיע

אז אחרי שהחלטתי על הקטגוריות, בתוך כל קטגוריה אני קובעת לעצמי מטרות, Objectives. וחלק מהעניין הוא מיקוד במטרות החשובות לטווח הזמן הזה, וזה אומר שיש מטרות שאנחנו בוחרים שלא לשים וזה לא פחות חשוב. לפעמים בהתחלה שמים יותר מדי מטרות. 

לשמחתנו ולצערנו, החיים יוכיחו לנו אם הגזמנו בכמות המטרות. אנחנו נרגיש את זה בבטן כל פעם שנפתח את הרשימה – נראה דברים שאנחנו מרפרפים עליהם בעין, שהם הופכים להיות שקופים כמו לא כתובים, לעומת דברים שיקפצו לנו לעין וייכנסו לנו לראש בכל פעם שנסתכל.. זה יהיה סימן טוב לנו להעביר את המטרות האלה לרשימת מטרות עתידיות.

מה זה מטרה (Objective) בהקשר שלנו?

מטרה היא התשובה לשאלה: “לאן אתה צריך ללכת”. הרעיון הוא שמטרות, כמו כיוון נסיעה, הן צריכות להצביע על לאן אתה צריך לנסוע. ולכן אנחנו צריכים לשאול את עצמנו: “לאן את רוצה להגיע?”, “מה את רוצה שישתנה במציאות?”. התשובה צריכה להיות משפט, והמשפט הזה הוא המטרה שלנו.

כמה מטרות הייתי קובעת? 

בכל תחום אני משתדלת לקבוע לי עד 3 מטרות. גיליתי שיותר מכך גורם לי להתבזר ולהתבלבל ובפועל אני לא מצליחה לעקוב אחריהם. 

דוגמאות למטרות: 

1. יש לי בלוג (הידד!) שהוא פעיל מבחינת התכנים והתפוצה הגדלה שלו. 

2. אני מפיקה את המירב מקורס האימון האישי (Coaching) ולא סתם “מעבירה” אותו

3. המשפחה מרגישה מגובשת על ידי בילוי זמן איכות ביחד

4. בן זוגי ואני מרגישים שמשך ואיכות הזמן המשותף שלנו עלה

5. הילדים שלנו אחראיים יותר ועצמאיים יותר בהתנהלות היומיומית

שלב 2: קביעת יעדים (Key Results) לכל המטרות – איך אדע שאני בכיוון של הגשמת המטרות?

כל מטרה היא התחלה טובה לעשייה. כבר התקדמנו בכך שברור לנו לאן אנו רוצים להגיע ושמנו בצד את הדברים שפחות דחופים לנו להשיג. עכשיו אנחנו צריכים לראות איך אנחנו משיגים אותם. ולשם כך נועדו היעדים, ה- Key Results.

מה זה יעד (Key Result) בהקשר שלנו?

יעד היא התשובה לשאלה: “איך נדע שאנחנו מגיעים לשם”. אפשר להסתכל עליהם כיעדים שמסמנים לך שאתה בכיוון של השגת המטרה שלך, קצת כמו GPS. ולכן אנחנו ניקח כל מטרה ונשאל את עצמנו: מהם הדברים שאם יקרו, נדע שהתקדמנו או השגנו את המטרה שהצבנו לעצמנו.  מטרות כדאי שיהיו כמותיות, כאלה שהתשובה האם קרו היא יחסית פשוטה וחדה.

כמה יעדים כדאי לקבוע לכל מטרה? 

לכל מטרה אני מציבה בדרך כלל עד 5 יעדים. אם אני רואה שאנחנו צריכה 8 יעדים או יותר, כנראה שהמטרה שלי רחבה מדי וכדאי לפרק אותה לכמה מטרות קטנות יותר. 

דוגמאות ליעדים:

אם המטרה שלי היא: יש לי בלוג (הידד!) שהוא פעיל מבחינת התכנים והתפוצה שלו גדלה ב- 30% עוקבים בקבוצת הפייסבוק ובבלוג. 

יעדים אפשריים יהיו: פוסט חדש אחת לשבוע, הפצת כל פוסט לפחות ב-4 אמצעים חברתיים (שזה אומר נניח LI, קבוצת הפייסבוק שלי ואז אני צריכה להתאמץ למצוא עוד 2 קבוצות רלוונטיות להפיץ בהן את הבלוג)

אם המטרה שלי היא: המשפחה מרגישה מגובשת על ידי בילוי זמן איכות ביחד

יעדים אפשריים יהיו: ארוחת ערב משפחתית פעמיים בשבוע, טיול משפחתי אחת לחודש, משחק קופסא לכל המשפחה פעם בשבוע.

---

סיכום ביניים: תכלס, מה עשיתי?

1. שאלתי את עצמי לאן אני רוצה להגיע, איך נראית המציאות הרצויה שלי. ועניתי על כך ב- 3-4 משפטים. כל משפט הוא Objective, מטרה.

2. לכל מטרה כזו תיארתי בעד 5 משפטים מה הדברים שאני צריכה לעשות, כך שאם אעשה אותם, המטרה שלי תושג. כל משפט כזה הוא Key Result.

שלב 3: תרגום המטרות והיעדים לתוכנית עבודה חודשית, שבועית ויומית (Actionable Items)

תרגום המטרות והיעדים לרמה חודשית:

זה השלב הכי מעניין שבו אני יכולה לגרום לתוכנית להתממש ולי להצליח. למה? כי אני מפרקת את המשימות ופורסת על פני הזמן. 

זה מאפשר לפרק משימה גדולה לחתיכות קטנות וזה מאפשר לי לחלק את המאמץ על פני כל שלושת החודשים. יש יעדים שאתמקד בהם בחודש זה, יש יעדים שאגיע אליהם רק בחודש הבא ויש כאלה שאעבוד עליהם כל התקופה. הרבה מהיעדים בנויים משלבים והחלוקה על פני שלושת החודשים מאפשרת לי לבנות אותם באופן הדרגתי.

איך זה עובד? 

אני שמה מול העיניים שלי את טבלת המטרות והיעדים. ובונה טבלה עם עמודה לכל חודש. לכל יעד אני חושבת עליו- מה הדברים שאני צריכה לעשות כדי לעמוד ביעד הנדרש לכל מטרה? מתוך הרשימה הארוכה שנוצרת לי, אני בוחרת את אלו עם ההשפעה, האימפקט הגדול ביותר מבחינתי. 

לאחר מכן, כל דבר שבחרתי אני רושמת לי אותו באיזה חודש אני מבצעת אותו. זה שלב שבו מצד אחד לא מפרטים בו יותר מדי ומצד שני צריך להבין אותו לעומק, מה אני מצפה שבאמת יקרה שם. לכן בפועל הרבה פעמים השלב הזה כבר יכלול פירוט שאשים בצד לרמה השבועית ומצד שני אני במודע לא משקיעה יותר מדי זמן מחשבה כדי לא להיתקע על עודף תכנון ולכן גם ברמה השבועית אני מוצאת את עצמי לפעמים מדייקת את הרמה החודשית. 

דוגמאות: 

אם בקטגוריה של המשפחה, המטרה שלי היא לשפר את עצמאות הילדים שלי. והיעדים הם להכניס 3 פעולות עצמאיות חדשות לבית, אז בכל חודש אכניס פעולה עצמאית אחת שאבחר בהתאם למה שמתאים.

אם להמשיך רגע עם הדוגמא הזו – אחת הפעולות העצמאיות שנבחרו היתה סידור השולחן לאחר האוכל. אז חודש אחד הקפדתי שיורידו מהשולחן את הצלחות שלהם ואז בחודש אחריו הרחבתי את המטרה שהשולחן יהיה נקי ומסודר אחריהם, כלומר גם הורדת הכלים המשותפים לכולם. 

תרגום המטרות והיעדים למשימות שבועיות ויומיות:

איך זה עובד?

לאחר שיש לי תוכנית לכל חודש, אני בעצם יוצאת לדרך: בסוף כל שבוע אני מסתכלת על השבוע שהיה לי, מנתחת אותו בעזרת השאלות משלב  4 שיפורט עוד רגע ובונה את השבוע הבא. בנייה של השבוע הבא כוללת גם משימות שהתעכבו משבוע שעבר וגם דברים חדשים. אני מנסה לשחק עם המטריצה של חשוב מול דחוף ולהכניס מספיק משניהם ואני מכניסה גם משימות קטנות, כאלה שעושים כל פעם שיש זמן פנוי וגם משימות גדולות. 

ברמה היומית: בתחילת כל בוקר, או בסוף הלילה הקודם, אני עוברת בזריזות על התוכנית השבועית ורושמת לי בפתק שמסתובב איתי לכל מקום שבו אני רושמת מה אני רוצה לעשות היום . בד”כ יש חלוקה לפי סוגי משימות – טלפונים, מיילים, סיעורי מוחות, משימות וכו’.

דוגמאות: 

יש יעדים שהם חוזרים על עצמם והתרגום הוא טריוויאלי. לדוגמא – אם בתוך המטרה של שיפור זמן האיכות של בן זוגי ושלי, הצבתי לי ליעד לצאת פעם בשבועיים לדייט זוגי, אז אמנם המשימה הראשונה שלי תהיה למצוא בייביסיטר ולקבוע איתה זמן קבוע אבל משם ואילך המשימה השבועית שלי שלא תשתנה והיא תהיה לוודא עם הבייביסיטר ולצאת לדייט הזה.

יש יעדים שהתרגום שלהם למשימות הוא מאפשר לנו לפרק את המורכבות שלהם ולפתור אותם. לדוגמא – אם בתוך המטרה של קידום העסק שלי, אז יש לי יעד של לקדם 3 שיתופי פעולה, אז ברמת השבוע אקבע לי למצוא שיתופי פעולה פוטנציאליים ולהתניע לפחות אחד ובמשימות היומיות תהיה לי משימה של סיעור מוחות של מהם שותפי הפעולה הפוטנציאליים, לחקור אותם באינטרנט וליצור קשר עם אחד מהם. 

---

שלב 4: בקרה עצמית ודיוק (Retrospective)

הרטרוספקטיב מתבצע בסוף רבעון, חודש ושבוע. בפועל הוא אצלי הוא קורה ברמה בסיסית על בסיס שבועי ובאופן מעמיק יותר על בסיס חודשי ורבעוני. 

הרטרוספקטיב מתחלק לשני חלקים: כמותי ואיכותי. החלק האיכותי הוא החשוב יותר בעיני ואני מודה שלפעמים אני לא מקפידה על החלק הכמותי.. שובב מצדי!

הניתוח האיכותי

אני מסתכלת על מה שתכננתי ועל מה שביצעתי ושואלת את עצמי כמה שאלות מנחות:

1. הדברים שלא הגעתי אליהם – כי לא הספקתי או כי הם לא היו חשובים מספיק? ובהתאמה איפה הם צריכים להיות בשבוע הבא?

2. האם חלוקת המשימות בפועל בין מה שדחוף וחשוב היתה מספיק טובה?

3. מה עשיתי באופן כללי שכדאי לי לשפר? ומה כדאי לשמר? באופן שבו חילקתי את המשימות, בחרתי אותן, ביצעתי אותן? באופן שבו פעלתי לאורך היום?

הניתוח הכמותי

בעיקרון בסוף כל שבוע אני צריכה לסמן לעצמי ליד כל יעד נדרש “1” אם עמדתי ביעד, “0” אם לא עמדתי ביעד. יש כאלה שגם חושבים שאם כמעט עמדת ביעד אז מגיע לך חצי נקודה. סוכמת את הנקודות ומחלקת בסך הנקודות המקסימלי שיכולתי לקבל. זה הציון של אותו שבוע. ואז לאורך השבועות אני יכולה לראות איך ניראות המגמות. 

דוגמא: אם יש לי מטרה עם 3 יעדים, ועמדתי ב-2 מהם אז השגתי 2 נקודות מתוך ה-3, כלומר הציון שלי הוא 67%.

הדגמתי על מטרה בודדת, אבל נהוג לסכום לכלל המטרות בקטגוריה, בעיקר על מנת שהציון לא יושפע דרסטית מיעד נקודתי

מהו ציון טוב? זה כבר הגדרה שלכם.. בדר”כ נהוג לעמוד על 70-80% ביצוע. התיאוריה אומרת שאחוזי ביצוע גבוהים יותר מעידים שדרשנו מעצמנו מעט מדי ופחות מהאחוז הזה אולי הקשינו מדי. אני חושבת שיש משמעות גדולה גם למגמות, אם באופן כללי אנחנו הולכים ומשתפרים בציון שאנחנו נותנים לעצמנו, אז אנחנו כבר במקום טוב.

בואו נסכם את השלבים:

רוצים ליישם?

עשיתי טמפלייט פשוט בגוגל- spreadsheet כדי לעזור לכם לממש את התוכנית. מוזמנים להשתמש, לבנות ולהדפיס לכם אותו שיהיה מול העיניים! שימו לב שבעיקרון מרגע שקבעתם את המטרות והיעדים שלכם, אז הם יועתקו אוטומטית לגליונות הבאים.

---

שלום, שמי גבריאלה, אבל כולם קוראים לי גבי, מוזמנים גם! הקטע שלי בחיים הוא כל מה שקשור לשיפור אפקטיביות דרך תהליכי עבודה- אני אוהבת ללמוד מתודולוגיות מתחומים שונים ואז לבנות תהליכים מותאמים לפי הצורך על בסיס הידע הזה. אני עוסקת בזה כעבודה בחברות סטארטאפ שצומחות מאוד מהר ואני מיישמת את זה בכל מקום בחיים האישיים שלי, מתוך האמונה שמתודולוגיות ניהוליות ניתן ליישם בחיים הפרטיים והפוך – הילדים שלי מתארגנים בבוקר עם לוח קנבן 😉

מוזמנים לקרוא עוד על אפקטיביות ופרודוקטיביות אישית, מתודולוגיות ניהול ועוד בבלוג שלי או להצטרף לקבוצת הפייסבוק שפתחתי לקבוצת SoL – בית ללומדים תמידיים.